Договор находится на подписании

Подписание договора

Вопросам подписания договоров посвящена ст. 160, п. 1 ГК РФ. Согласно этой норме, сделка в письменной форме проводится путем создания документа, отражающего ее содержание, подписанного сторонами или лицами, уполномоченными на это действие. Кто имеет право подписывать договор от имени компании, рассмотрим в статье.

• Кто имеет право на подписание договора
• Виды подписей

Кто имеет право на подписание договора

Полномочиями на подписание договора обладает исполнительный орган компании или организации, то есть руководитель. Это может быть генеральный директор, президент и т.д. Полномочия руководителя вытекают из норм закона. От имени юридического лица выступает генеральный директор. Он действует без доверенности, поэтому оформлять право подписи руководителя не нужно.

Организация устанавливает порядок подписания договоров, направленный на исключение ситуации, когда происходит потеря или замена страниц договора. Для этих целей существуют разные варианты, например, прошивка страниц соглашения с фиксацией на последнем листе с обратной стороны количества листов и проставлением печатей, подписей сторон.

Если от имени организации подписывает соглашение филиал или представительство, то полномочия подписания соглашения возникает у директора обособленных подразделений.

Исходя из этого, полномочия директора филиала, представительства на подписание от имени компании договоров должны быть прописаны в доверенности в отдельном порядке.

Кроме того, право на подписание договора от имени юридического лица существует у его сотрудников. В частности, это может быть необходимым в случае, если компания отправила работника в другой город для того, чтобы подписать договор по работе.

Полномочия сотрудника на совершении сделки от имени юридического лица оформляются доверенностью. Если в этом документе не ограничивается количество сделок, то в доверенности, которая оформляется работнику, как правило, определяется объем подписываемых договоров.

Если подписывает договор ИП (предприниматель, но действующий вне организационно-правовой формы юридического лица), то он ратифицирует договор лично или через своего представителя. Все реквизиты ИП, как и юридического лица, должны быть указаны в конце договора, перед подписью сторон.

При выдаче доверенности необходимо учитывать несколько правил, которые установлены статьями ГК (185, п. 5, 186, п.1, 188, п.2).

1. Доверенность от имени компании выдается за подписью ее руководителя, иного лица, уполномоченного на это действие. Кто уполномочен выдавать доверенность, написано в учредительных документах, оформленных на юридическое лицо.
2. Срок доверенности максимальной продолжительности может быть не более трех лет.
3. Если срок в доверенности не определен, они имеет правовую силу в чтение 12 месяцев.
4. Доверенность подлежит отмене в любое время.

Виды подписей

Уполномоченные лица в большинстве случаев подписывают договор собственноручно. Но существуют аналоги личной подписи: факсимиле (при ратифицировании договора на бумажном носителе), электронная подпись (при подписании документа в электронном формате).

 Необходимо помнить, что использование факсимиле и электронной подписи в процессе проведения сделок допускается только тогда, когда это предусмотрено законом, другими правовыми актами, соглашением, которое было достигнуто между сторонами (ГК РФ, ст. 160, п. 2).

В настоящее время механизм использования факсимильного воспроизведения подписи не урегулирован нормами права. Исходя из этого, подписывать договор с использованием факсимиле разрешено только по соглашению с контрагентом.

Соглашение о том, что при подписании договора может быть использовано факсимиле, может быть достигнуто сторонами договора в отношении конкретной сделки, а также применительно ко всем соглашениям, которые заключаются с определенным контрагентом.

Закон №63-ФЗ от 2011 года регулирует особенности заключения сделок при помощи электронной подписи. В частности, п. 6 этого закона устанавливает правила, по которым электронные документы с электронной подписью, являются равнозначными тем, которые оформлены на бумажном носителе и подписаны сторонами собственноручно.

Электронные документы, ратифицированные квалифицированной электронной подписью, всегда равнозначны документам, которые подписаны собственной рукой. Эти документы могут быть использованы в любых правоотношениях, но в строгом соответствии с законами РФ. Исключения – это случаи, когда законы допускают составление документов исключительно на бумаге.

Документы в электронной форме, которые подписаны простой электронной подписью, могут быть признаны равнозначными документам на бумаге, если это установлено соглашением между сторонами или установлено законодательством.

Заключение электронного договора

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:  

• Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что  договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
• Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с  дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Получить квалифицированную электронную подпись

Что придает юридическую силу электронному договору

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

• Форма договора должна соответствовать законодательству.
• договора должно соответствовать закону.
• Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.  

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

• Составить документ в соответствии с форматом, установленным  государством.
• Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
• Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например,  хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д.  Формат неформализованных  документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ). 

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

• Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
• На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
• В учетных системах  (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
• В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
• В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
• В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
• В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).  

Получить квалифицированную электронную подпись

К списку статей 5 «нельзя» для участников госзакупок Узнайте, как их избежать
в методичке от наших экспертов Получить методичку
5 «нельзя» для участников госзакупок

Оставьте электронную почту, чтобы получить методичку

Договор на подписи или на подписании

Официально оформленный доверительный документ, выданный поверенному, даёт ему право подписи (к примеру, в трудовых соглашениях), позволяет выступать перед третьими лицами в интересах доверителя (речь о ведении переговоров), в том числе представлять его имущественные интересы при заключении сделок (скажем, по аренде помещения), заключении договоров услуг (например, по кредитным делам). Права лиц на такое представительство оглашают статьи 182 и 184 ГК РФ.

Все права, которые передаются поверенному, в исчерпывающем объёме вносятся в текст документа. В указанных рамках представитель может действовать по своему усмотрению, но ориентируясь на имущественные и иные гражданские интересы доверителя.

Раскрываем секреты подписания договора. Советы юриста

Подписание договора необходимо в различных ситуациях. Однако не все знают о том, что существует 2 формы заключения контракта – устная и письменная. Первый вариант – это любые приобретения в магазинах. Второй тип договоров требует письменного заключения, если оказываются услуги.

Что нужно знать при подписании любого договора?

Прежде чем подписать договор не забудьте про нюансы

Ведь вы не желаете оказаться обманутыми? Мы предлагаем ознакомиться с основными требованиями, правилами и нюансами, позволяющими определять степень сотрудничества, способы оплаты и сроки исполнения.

1. Если договор заключается между юридическим и физическим лицами, то указываются все реквизиты фирмы, контактные данные, налоговый статус, полномочия для подписанта.
2. Если между физлицами заключается договор, то следует указывать адреса, телефоны, паспортные данные.
3. При заключении договорных обязательств четко прописываются все условия для выполнения работ, налоговые последствия при расторжении договора или срывов сроков исполнения.
4. Если оформляется сделка или услуга, то указываются все возможные последствия и конкретные требования. В том числе стоит прописывать размеры изделий, сроки, проценты, материалы.
5. На последнем листе документа проставляются подписи сторон и юрлицо ставит оттиск печати. При этом требуется проследить, чтобы все данные, располагаемые на оттиске были читабельны.

Одновременно с подписанием договора между юридическим и физическим лицами оформляются в двойном экземпляре чек на сумму полученных денег, счет-фактуры, накладные на товар.

При заключении договора возможно оформление нотариального удостоверения. Это необходимо, если оформляется документ:

1. купли/продажи,
2. бартера,
3. аренды земельных участков, недвижимости, транспортных средств,
4. займа,
5. договор, касающийся выполнения конкретных услуг,
6. по желанию одной из сторон.

5 особенностей подписания договорных обязательств между физ. лицами

Что если договор между физ. лицами?

Между физическими лицами может заключаться письменный и устный договора. В любом случае оговариваются условия сделки, сроки исполнения, методы оплаты.

1. Подписанты встречаются для обсуждения и составления документа. По обоюдному соглашению сторон допускается совершать сделку между уполномоченными представителями и физлицами.
2. Договор может скрепляться как подписями сторон, так и печатями. Допускается оформление на специальных бланках.
3. Уполномоченные лица вправе регулировать условия соглашения, сроки и требования.
4. Если сумма сделки превышает десятикратный размер оплаты труда, то требуется нотариальное заверение.
5. Так же посещение нотариуса необходимо, если заключается договор по ипотеке, при залоге имущества, уступках прав требований или рента. Нотариально заверять требуется все завещания и оформления доверенностей. Этот шаг необходим, чтобы исключить возможную недействительность.

4 особенности подписания договорных обязательств между юр. лицами

Что если договор между юр. лицами?

Предприятия, предприниматели, компании вынуждены оформлять любые сделки официально. Для этого заключаются договора, в которых имеются четкие требования, условия сделок и сроки.

1. Договора/контракты оформляются в юридических отделах одной из сторон. Крупные предприятия до заключения сделки анализируют финансово-хозяйственную деятельность партнеров, изучают информацию налоговых деклараций и балансов, проверяют документы государственной регистрации, учредительные бумаги, выписки из ЕГРН.
2. В договоре указываются данные компаний, права и обязанности, стоимость и порядок расчетов, материалы, товары, форс-мажорные обстоятельства, реквизиты, варианты разрешения споров.
3. Подписывают договорные обязательства представители предприятий, уполномоченные директором, учредителями, предпринимателями.
4. Договоры скрепляются печатями в обязательном порядке.

Формальности при подписании договора

При подписании договора нужно учесть все формальности и риски

Оформление сделки, поставки товаров или выполнение услуг сопровождается подписанием договора. Однако существуют правила, которыми не стоит пренебрегать.

1. В договоре должны указываться город (в котором подписывается документ) и дата. У представителей сторон требуется проверить паспортные данные, приказ на право подписания бумаг, лицензии и иные документы, относящиеся к совершению сделки.
2. Обязательно отслеживайте тот факт, что договор должен быть во время обсуждения не подписан. Лишь после того, как внесли изменения, определили основные требования к сделке, сроки, суммы и способы расчетов проставляются подписи сторон и печати.
3. Следует проверить реквизиты сторон, наименование организаций, ОГРН, ИНН и другие данные. Условия договора четко прописываются в теле документа. Также указываются сроки сдачи работ, поставки товаров.
4. Любой договор должен содержать раздел, относящийся к правам и обязанностям сторон. Здесь же указываются форс-мажорные обстоятельства, возможные штрафные санкции и методы разрешения споров.
5. Проверяйте каждую букву, строчку и фразу на наличие нестыковок с официальными документами (лицензиями, учредительными бумагами). Проследите, чтобы все поля в бланке договора были оформлены и заполнены. Даты, место подписания, реквизиты, наименование услуги/поставки/выполнения работ, банковские данные должны соответствовать истине.
6. Сразу же после подписания договора один экземпляр остается у Исполнителя, второй передается Заказчику.

Прочтите также:

Оформление документов, в том числе и договоров, требует определенных знаний. Как минимум, это тщательное соблюдение ГОСТов и общепринятых нормативов.

Все юристы делятся по виду специализации, и в процессе решения своего вопроса нужно обязательно это учесть, и обращаться к нужному юристу.

Есть такие документы, которые прописаны в законодательстве и требуют обязательного посещения нотариального подтверждения.

dogovor-obrazets.ru

Кто вправе подписывать договор

1 ст. 1 и п. 1 ст. 2 ГК РФ закреплен принцип равенства правового статуса субъектов гражданского правоотношения. При этом приказ является императивным указанием работодателя работнику.Кроме того, доверенность в соответствии со ст.

186 ГК РФ имеет ограничение по сроку ее действия, приказ законодательно закрепленных ограничений по сроку его действия не имеет.

Статьями 187 и 188 ГК РФ предусмотрено право лица, которому доверенность выдана, отказаться от нее в любое время, а также, если указанное лицо уполномочено на это доверенностью, оно вправе передоверить ее другому лицу.

Приказ вышеуказанных правовых механизмов не содержит и содержать не может в силу вышеуказанной специфики.В соответствии с п. 5 ст. 185 ГК РФ на доверенности в обязательном порядке ставится печать организации, выдавшей ее.

При этом на приказе, как правило, печать не ставится, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.Исходя из смысла дефиниции доверенности, указанной в п. 1 ст. 185 ГК РФ, доверенность изначально выдается только для представительства перед третьим лицом.Отдельно считаем необходимым провести сравнительно-правовую характеристику субъектов вышеуказанных правоотношений — работник и гражданин.

Понятия «работник» гражданское законодательство не содержит. В соответствии со ст.

15 ТК РФ трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Договор находится на подписании

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

• централизованный или
• децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

• конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
• отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками.

Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя.

Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Согласование проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой  и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

• как правило, по количеству сторон;
• для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

• Преамбула.
• Предмет договора.
• Права и обязанности сторон.
• Стоимость и порядок осуществления расчетов.
• Особые условия договора.
• Ответственность сторон.
• Изменение, расторжение и прекращение договора.
• Конфиденциальность.
• Разрешение споров.
• Обстоятельства непреодолимой силы.
• Срок действия договора.
• Адреса и реквизиты сторон.
• Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

• документы, содержащие сведения о контрагентах:
  • документы, предоставляемые юридическим лицом:
    • копии учредительных документов,
    • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
      • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
    • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
    • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
    • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
    • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
      • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
  • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
    • копия паспорта,
    • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
      • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
    • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
    • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов  контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте1:

• в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или  лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
• в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

• проекта договора в электронной форме;
• документов, подготовленных контрагентом;
• листа согласования, содержащего следующую информацию:
  • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
  • визу ответственного исполнителя,
  • визы руководителей ответственного исполнителя,
  • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
  • наименование контрагента,
  • список визирующих,
  • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.   Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;
  • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
    • обоснование необходимости заключения договора,
    • обоснование выбора контрагента,
    • о контрагенте,
    • предмет договора (кратко),
    • сумму договора,
    • условия платежа,
    • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
• технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
  • обоснование целесообразности совершения сделки,
  • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
  • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
  • сроки исполнения сделки,
  • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора.

Если руководителю предприятия  приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка  значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора.

Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день.

Предлагаем ознакомиться:  Налогообложение по договору даренияСогласование проекта договораорганизует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия.

Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

• юрист;
• финансовый директор;
• главный бухгалтер;
• руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2).

Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Образец сопроводительного письма к договору

Когда договор считается заключенным?

Вопрос о том, в какой момент между договаривающимися лицами возникает договор, юридически связывающий их, является крайне важным для юриспруденции.

Не менее интересен он и для участников торгового оборота: каждый человек регулярно заключает разнообразные договоры – и большинство думает, что договор считается заключенным с момента его собственноручного подписания.

Однако это не всегда так, а обыденное понимание момента заключения договора не всегда дает ответ на вопрос о том, как будет смотреть на договор суд при возникновении спора.

Помимо этого, буквальное прочтение некоторых норм ГК РФ, касающихся момента заключения договора (например, п. 2 ст. 651 ГК РФ), без сопоставления с иными нормами и позициями высших судебных инстанций может привести к неправильному пониманию существующего подхода в правоприменительной практике.

Мы подготовили данный материал для того, чтобы разъяснить основные вопросы о порядке, способах и моменте заключения договора.

Положения закона о заключении договора: какие нормы следует изучить?

Общие положения о заключении договора изложены в главе 28 ГК РФ (в особенности, в статьях 432 – 434 ГК РФ). Помимо общих стоит принимать во внимание положения главы 9 ГК РФ о сделках (так как договор является одним из видов сделок), а также специальные положения о некоторых видах договоров, поскольку в них могут устанавливаться требования о форме и моменте заключения договора.

Когда по общему правилу договор считается заключенным?

Пункт 1 статьи 432 ГК РФ устанавливает, что договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Что такое существенные условия договора?

Это условия о предмете договора и иные условия, которые предусмотрены нормами закона или были озвучены сторонами в ходе переговоров.

Предмет договора – одновременно характеризует сущность взаимоотношений сторон и объект, передаваемый по договору, или действия, для выполнения которых заключается договор. На примере договора подряда предмет проявляется в положении договора о том, что подрядчик обязуется произвести работы, а также в перечне производимых им работ (с их описанием).

Закон может предусматривать дополнительные существенные условия для некоторых видов договоров. Для купли-продажи недвижимости это цена, а для подряда это сроки производства работ.

Любая из сторон договора перед его заключением в ходе переговоров может известить другую о необходимости согласования конкретных условий. Наиболее часто в ходе переговоров заявляется о необходимости согласования цены.

Какими способами заключается договор?

Если для договора допустима устная форма, то он считается заключенным с момента, когда стороны на словах договорились о ключевых условиях.

Фактически устная форма сделки допустима для всех случаев, за исключением тех, в которых закон прямо предусматривает недействительность договора при несоблюдении простой письменной или нотариальной формы. Например, если договор заключен между юр. лицами или на сумму, составляющую более 10 000 р.

, то стороны не могут сослаться на свидетелей при доказывании заключённости договора, но могут предоставить суду письменные и иные доказательства того, что договор был заключен.

Когда заключается: с момента устного согласия сторон.

• Подписание единого письменного соглашения

Довольно частый способ заключения договора и первое, что приходит на ум, когда мы говорим о заключении договора. Данный способ заключения соглашения представляет собой простую письменную форму сделки.

Как только стороны подписали такой документ, содержащий все необходимые существенные условия, они связываются договором, вступающим в силу в данный момент.

Для некоторых договоров (к примеру, купли-продажи недвижимости) письменная форма договора предусматривается только в виде единого документа (письменного или электронного), подписанного сторонами — хотя это и несколько противоречит общим нормам о форме сделок и форме договора, все же лучше соблюсти подобное требование.

Когда заключается: с момента подписания документа обеими сторонами.

Оферта – это предложение заключить договор, содержащее существенные и иные условия. Акцепт – это принятие предложенной оферты в неизменном виде. Например, если одна из стороны направляет проект договора другой стороне, а та его подписывает или принимает иным образом, то договор считается заключенным.

При этом договор может быть заключен не только подписью письменного документа, но и с помощью электронных либо иных тех. средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание договора (например, путем подписания электронного документа ЭЦП).

Статья 160 ГК РФ устанавливает, что требование о наличии подписи соблюдается при использовании любого способа коммуникации, позволяющего достоверно определить лицо, выразившее волю: под данную категорию подпадает обмен электронными письмами, сообщениями в мессенджерах.

Когда заключается: с момента выражения согласия на оферту акцептантом любыми допустимым способами, с помощью которых можно достоверно установить стороны договора и условия оферты (подписания документа простой подписью, факсимиле, ЭЦП, обмена письмами, электронными письмами, SMS-сообщениями, сообщениями в месенджерах и т.д.).

• Подписание договора в присутствии нотариуса

Нотариальная форма фактически подразумевает подписание сторонами договора в присутствии, выступающего в роли «профессионального свидетеля». Если для договора законом предусмотрена нотариальная форма (например, для продажи доли в праве на недвижимость за исключением земельных долей), то при ее несоблюдении договор будет являться ничтожной сделкой.

Когда заключается: с момента подписания договора в присутствии нотариуса.

Большинство договоров являются консенсуальными – то есть заключаются с момента достижения согласия (консенсуса) по существенным условиям указанными выше способами. Однако существуют так называемые реальные договоры (от лат. «res» —  вещь), которые заключаются в момент передачи вещей или иного имущества от одной стороны договора другой.

Одним из немногих реальных договоров является договор займа, в котором займодавцем является гражданин (во всех остальных случаев заем консенсуальный).

Такой договор заключается с момента передачи (перевода) суммы займа – это означает, что не получится заставить такого гражданина передать заемщику сумму займа, поскольку до передачи договор для права и судов отсутствует, даже если стороны подписали письменный документ.

Когда заключается: с момента передачи имущества: физической либо перевода денег или ценных бумаг.

Пункт 2 статьи 158 ГК РФ и пункт 3 статьи 432 ГК РФ допускают возможность заключения договора конклюдентными действиями – то есть такими действиями сторон договора, из которых явствует их воля на заключение сделки.

Первая норма устанавливает, что договор, для которого предусмотрена устная форма, может быть заключен подобными действиями: когда мы заходим в автобус и оставляем плату за проезд у кондуктора, не произнося ни слова, мы заключаем договор перевозки общественным транспортом, даже если нам не выдадут чека.

Но и договоры, для которых предусмотрена простая письменная форма, фактически могут быть признаны заключенными даже в случае ее несоблюдения, если одна из стороны подтвердила действие договора и при этом недобросовестно ссылается на незаключенность соглашения. В силу нормы ст.

Данный способ позволяет признать договор заключенным даже в тех случаях, когда между сторонами не было никакого письменного или электронного договора, но из поведения сторон или одной стороны очевидно, что она или они считали себя связанными договором. Также этот способ заключения договора имеет место в тех случаях, когда стороны случайно или намеренно не согласовали некоторые существенные условия.

Когда заключается: совершением действий, подтверждающих наличие договоренностей: выполнением и приемкой работ или услуг, передачей или принятием товара, переводом денежной суммы в счет оплаты по договору и иными способами, из которых можно сделать вывод о том, что сторона считает себя связанной условиями договора. Договор признается постфактум.

Государственная регистрация договора

Государственная регистрация не является формой сделки – она лишь придает сделки некоторые правовые последствия. Договор, требующий регистрации, заключается для сторон в момент, предусмотренный в ранее приведенных случаях, но для третьих лиц считается действующим с момента государственной регистрации.

Гос. регистрация требуется для договора аренды недвижимого имущества на срок от 1 года. Без регистрации такой договор считается действительным для его сторон, но у арендатора не возникают некоторые права (например, сохранения аренды при изменении собственника недвижимости), поскольку третьи лица (в т.ч.

покупатель недвижимости) не знают о наличии аренды. в отношении договоров найма гражданами жилья для проживания ситуация несколько иная – в данном случае регистрации подлежит не договор, а право найма.

Стоит отметить, что, в сущности, процедуры регистрации договора аренды и права найма жилого помещения не отличаются, речь идет скорее о терминологической точности.

Также мы рекомендуем Вам к просмотру передачу Антона Иванова, посвященную заключению договора в судебном порядке: