Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

Прием на работу в обособленное подразделение в 2020 году

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.

Что является обособленным структурным подразделением?

Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.

Характерные черты обособленного структурного подразделения:

  • не является юридическим лицом;
  • должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
  • наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
  • в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.

Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.

На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено.

Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.

Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:

  • вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
  • вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
  • ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.

Оформление работника в филиал/представительство

Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.

Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения.

В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».

Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.

В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».

Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

  1. коллективным договором (если он имеется);
  2. правилами внутреннего распорядка;
  3. другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.

После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.

В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.

Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение.

Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность торгового агента», в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.

Далее на нового сотрудника составляется личная карточка по утвержденной Постановлением №1 форме № Т-2, сведения, включенные в которую, должны быть заверены подписью работника.

Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении

Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.

При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством.

В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.

Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.

Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения.

Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.

Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.

Выбирая способ ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, нужно уделить внимание разбору всех существующих рисков и возможностей организации, включая территориальную удалённость от главного офиса, специфику деятельности, возможные способы обмена документацией, и так далее. Кроме того, четко должно быть соблюдены все установленные законодателем сроки, поскольку в противном случае может произойти не только наложение на соответствующих должностных лиц штрафов, но и административное приостановление деятельности организации на существенный срок.

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют. Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа. При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации.

Однако данная мера не обязательна, если речь идет об ОП как таковом (а не о филиале или представительстве). В этом случае руководитель организации вправе оставить за собой обязанности по руководству ОП. Законодательные акты, действующие в отношении ОП, не регламентируют способ ведения кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство в структурных обособленных подразделениях

Руководители структурных обособленных подразделений назначаются руководством головной организации, являющейся юридическим лицом.

Если на обособленном структурном подразделении действует децентрализованный способ ведения кадровой документации, руководитель организации имеет право решать все вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников предприятия.

Стоит заметить, что круг полномочий руководителя структурного подразделения напрямую зависит от того, какой способ ведения делопроизводства выбран при его создании.

Руководитель организации с децентрализованным ведением документации имеет право самостоятельно решать вопросы, связанные с несоответствием деятельности сотрудников определенным требованиям (профессиональный стандарт) или с нарушением трудовой дисциплины.

Документы в обособленных подразделениях

— журнал учета проверок , также заверенная руководителем ООО.

— договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, в котором ООО обслуживает население; — медицинские книжки с отметками о прохождении медицинского обследования всех сотрудников (если они предусмотрены по виду деятельности); — копия договоров с организациями, производящими вывоз отходов; — документы на товары, в т.ч. и сертификаты. — протоколы о создании Общества; — решения учредителей о создании ООО; — документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»).

Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы.

При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

Руководители структурных обособленных подразделений назначаются руководством головной организации, являющейся юридическим лицом. Если на обособленном структурном подразделении действует децентрализованный способ ведения кадровой документации, руководитель организации имеет право решать все вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников предприятия.

Стоит заметить, что круг полномочий руководителя структурного подразделения напрямую зависит от того, какой способ ведения делопроизводства выбран при его создании.

Руководитель организации с децентрализованным ведением документации имеет право самостоятельно решать вопросы, связанные с несоответствием деятельности сотрудников определенным требованиям (профессиональный стандарт) или с нарушением трудовой дисциплины.

Как вести кадровую документации в филиале компании

В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах.

Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано.

Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне. В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства: Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах.

Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

Как вы храните кадровые документы в обособленных подразделениях

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как вы храните кадровые документы в обособленных подразделениях». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Все документы по кадровым функциям создаются отдельно в каждом филиале, там же они хранятся и подготавливаются к сдаче в архив.5.2. Кадровые службы филиалов ОАО оформляют прием на работу, изменение условий трудовых договоров, в том числе перевод на другую работу, предоставление отпусков работникам филиала, направление их в командировку, увольнение и др.5.3.

Из таких подразделений формируются горизонтально и вертикально интегрированные компании. Наибольшая степень интеграции достигается в тех случаях, когда такие производственные единицы оформляются в виде обособленных подразделений, в том числе филиалов.

В статье мы остановимся на тех обстоятельствах, определениях, указаниях и нормативах, касающихся учета обособленных подразделений, которые либо запутаны, либо допускают неоднозначное толкование.

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Как правило, руководитель юридического лица организует производство и все процессы, связанные с деятельностью организации.

Он определяет численность работников организации в целом и обособленных структурных подразделений в частности, утверждает штатное расписание организации с распределением по обособленным структурным подразделениям, утверждает инструкцию по кадровому делопроизводству.

Спасибо Ответ Ответ на вопрос: Обособленное структурное согласно ст. 55 ГК РФ – это общее понятие. Обособленное подразделение представлено, как правило, в форме представительств или филиалов.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

В настоящее время смысл этого понятия применительно к положениям Гражданского кодекса практически невозможно определить или конкретизировать.

При такой форме ведениекадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

Практикующие бухгалтеры, которые только приступают к обслуживанию обособленных подразделений, да и те, кто уже ведет там учет, наверняка обратили внимание на путаницу в определениях. Если следовать Гражданскому кодексу, то обособленные подразделения — это представительства и филиалы.

О том, как передаются полномочия по оформлению трудовых отношений с работниками филиалов, кто может производить записи в трудовых книжках, может ли филиал иметь свое штатное расписание и свою печать, вы узнаете из данной статьи.

При наличии обособленных подразделений или при их создании организация может составить либо одно общее штатное расписание на всю организацию, либо оформить отдельный документ для обособленного подразделения, но в составе общего штатного расписания, являющийся, таким образом, его составной частью. Все структурные подразделения организации должны быть отражены в штатном расписании.

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр.

Поэтому очень часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям. В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы.

Для филиалов могут быть составлены отдельные локальные нормативные акты, утвержденные руководителем филиала (если ему предоставлены такие полномочия), которые должны быть согласованы с руководителем организации.

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

А структурные подразделения оставить такими же, как были. Строительные объекты есть те, которые в черте города Екатеринбурга и есть те, которые находятся в области (Н. Тагил и Богданович).

У меня (в подразделении) личные дела и все вытекающие из этого документы, только тех сотрудников, которые непосредственно трудятся в подразделении. Московских сотрудников у меня нет и даже представления не имею, есть ли там.

В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации.

Тогда многие организационно-распорядительные акты, увы, придется дублировать. И нужно обязательно издать приказ, в котором будет четко прописано, какие документы хранятся в ГО в виде оригиналов, какие — в виде копий (или вторых равнозначных экземпляров), а какие не хранятся совсем и за ними нужно всякий раз обращаться в ОП. На этот приказ и будете ссылаться при внезапной проверке.

Запись о переводе в трудовую книжку и личную карточку работника и другие учетные документы ведет кадровая служба этого филиала.

Руководители структурных обособленных подразделений назначаются руководством головной организации, являющейся юридическим лицом. Если на обособленном структурном подразделении действует децентрализованный способ ведения кадровой документации, руководитель организации имеет право решать все вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников предприятия.

Что является обособленным подразделением и кто им руководит Обособленное подразделение (ОП) в соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации определяется как любое территориально обособленное от организации подразделение.

Есть нормы, прописанные в нормативных актах, а есть сложившиеся традиции. Последние часто не только не соответствуют действующему законодательству, но и прямо ему противоречат. Однако от них бывает сложно отказаться в силу психологических причин. Например, многие опасаются брать на работу людей, не имеющих регистрации по месту жительства.

Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:1) централизованное — характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе.

Проконсультируйте, пожалуйста, могут ли храниться трудовые книжки и личные дела работников головного офиса расположенного в г. Санкт-Петербург в Обособленном подразделении, расположенном в г.

Например, частью четвертой статьи 84.1 Трудового кодекса установлено, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140.

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив.

Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена.

Обратите внимание! В учредительных документах организации и положении о филиале не должно быть ограничений или запретов по вопросам передачи полномочий по управлению обособленным подразделением.

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.

Как правильно оформить увольнение в филиале?

Какие ЛНА должны быть в ГО по кадровому делопроизводству? Положение о кадровом делопроизводстве, положение об обособленном подразделении..

Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ любой организации; обязательный для исполнения работниками акт руководителя организации. Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности…

Кроме этих различий, приводящих к путанице, Налоговый и Гражданский кодексы оперируют таким понятием, как «отдельный баланс». В зависимости от того, выделено или нет обособленное подразделение на «отдельный баланс», на него могут или не могут быть возложены обязанности по уплате налога и/или сдаче налоговой отчетности.

Компаний, относящихея со всей серьезностью к оформлению и хранению кадровых документов, в настоящее время не так много. Однако, меняющееся законодательство, усиление контроля, неизбежно приведут к применению штрафных санкций при проверках в случае не…

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

Цитата (Lily):Александра, а Вы можете подсказать, в случае проверки ГИТ обособленного подразделения, какие обычно документы они запрашивают? Что в обязательном и неукоснительном порядке должно быть у меня?

Организации, имеющие филиалы или представительства зачастую сталкиваются с проблемами по организации работы.

При большом количестве обособленных подразделений часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне. В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства: Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах.

Поиск новых сотрудников и увольнение старых — мучительная рутина. Её успешное выполнение во многом зависит от руководителя и влияет на процветание фирмы. Без этого никуда. Увольнение не доставляет удовольствия никому: одна сторона чувствует себя…

В связи с этим возникает необходимость найма персонала за пределами места расположения организации, а значит, требуется создание обособленного подразделения.

Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Сперва он работал на 40-часовой рабочей неделе, а далее перешел в график сутки через трое, где и есть суммированный учет рабочего времени.

Стоит заметить, что круг полномочий руководителя структурного подразделения напрямую зависит от того, какой способ ведения делопроизводства выбран при его создании. Тогда вменить Вам могут что угодно, а возразить будет нечем.

Понимаете меня? Именно потому я и не ответила на вопрос, что перечень документов напрямую связан с кругом обязанностей.

И правила документооборота всегда формируются и утверждаются в организации в соответствии с имеющим место распределением обязанностей между структурными подразделениями и конкретными исполнителями.

Кадровый учет в обособленном подразделении

К нам пришел государственный инспектор труда с целью проверки кадрового учета. Никакого документа на проведение плановой (по его словам) проверки не предъявил. Оставил только письмо с перечнем законодательных актов и необходимых для предоставления ему документов кадрового учета.

Однако если к вам придет инспектор без распоряжения, то это еще не значит, что его нельзя пускать.

Так, в соответствии со статьей 357 Трудового кодекса, ревизор имеет право в целях проведения инспекции вашей организации прийти к вам в любое время суток, если у него есть с собой удостоверение установленного образца.

Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее,обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать водну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их вхронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав,свидетельство о регистрации и так далее.

Если обособленное подразделение ведет значительное количество операций, в том числе и реализации товаров (работ, услуг), то ему обычно поручается самостоятельно вести бухгалтерский учет с оформлением обособленного баланса.

Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации (указывается место работы – филиал организации и его адрес).

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Как передавать документы из кадров обособленным подразделениям

Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов.

В данном случае в обособленном подразделении назначаются ответственные лица, которые будут отвечать за передачу кадровых данных, а также документов в центральную кадровую службу.

При этом, данный порядок Вы можете определить самостоятельно в локальном акте (например, в Положении о кадровом делопроизводстве).

В нем же зафиксируйте порядок и место ведения кадровых документов, а также правила их хранения. Внимание На

Как перейти от централизованного делопроизводства к децентрализованному?

в обособленном подразделении.

Головная компания приказы и иные документы не дублирует. 2. Где должны храниться трудовые книжки обособленного подразделения, карточки т2, оригиналы приказов, договоров и тд.

трудовые книжки, личные дела и т.д.). Руководитель филиала в этом случае должен иметь доверенность на право заключения, изменения и расторжения трудовых договоров, оформления приказов, в том числе о приеме, увольнении, привлечении к дисциплинарной ответственности, материальном и моральном стимулировании работников и пр.

Как вести кадровый документооборот в обособленном подразделении ООО, находящемся в другом регионе?

Читайте о больше информации в статье по ссылке. Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве).

Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).

Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

В том случае, когда руководитель обособленного структурного подразделения не наделен правом приема, перевода и увольнения работников, кадровое делопроизводство ведется, как правило, централизованно – в головной организации. Все документы по кадровым функциям создаются, хранятся и готовятся к передаче в архив в головной организации.

2.

Если же руководитель обособленного структурного подразделения является полномочным представителем работодателя, осуществляющим прием, перевод, увольнение работников и решающим остальные вопросы в рамках трудовых отношений, кадровое делопроизводство, как правило, в полном объеме ведется в каждом обособленном структурном подразделении отдельно от головной организации. Ниже рассмотрены особенности организации кадрового делопроизводства в обоих случаях. За ведение кадрового делопроизводства в организации, как правило, отвечает отдельное структурное подразделение: отдел кадров, служба управления персоналом.

Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделении

При небольшой численности невозможно Соблюдение установленных процедур по привлечению к сверхурочной работе и в выходные дни Невозможно из-за проблем в оперативном оформлении кадровых документов и их пересылке в подразделение в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств Возможно и, как правило, соблюдается Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов Выдача личных документов работника (трудовой книжки и др.) Затруднительна, возникает множество проблем по передаче документов в установленные законодательно сроки, риски, связанные с потерей и порчей документов при пересылке и т. д. Дает возможность с соблюдением установленных сроков выдавать работникам личные документы по требованию работника при прекращении трудового договора

Как вести кадровую работу в филиале

Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения филиалам.

Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.

При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника.

На практике

Таким образом, можно сказать, что если Ваша организация ведет децентрализованный кадровый учет и в структурных подразделениях есть кадровики, то во избежание различных недоразумений трудовые книжки работников лучше хранить в данных подразделениях. При этом, каждого кадровика назначить ответственным за ведение, заполнение и учет трудовых книжек в данном подразделении. Следовательно, и Книга учета и движения трудовых книжек в каждом подразделении будет своя.

С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала? Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо. Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:

  • создать единую кадровую службу;
  • изготовить для нее необходимое количество печатей;
  • уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.

В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации.

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.4.

Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.5.

После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения.


В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст.

Ведение кадровой документации в филиале (гущина и.)

  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

Что является обособленным подразделением и кто им руководит Обособленное подразделение (ОП) в соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации определяется как любое территориально обособленное от организации подразделение.

Согласно указанному документу, основанием для признания статуса ОП является наличие оборудованных стационарных (созданных на срок более одного месяца) рабочих мест по месту его расположения.

сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют.
Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа.

При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации. Однако данная мера не обязательна, если речь идет об ОП как таковом (а не о филиале или представительстве).

Отражение обособленного подразделения в кадровых документах

Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Интересная информация о Графике отпусков вновь созданной организации размещена здесь. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.