Инструкция по использованию факсимиле образец

Александр ЗОЛОТУХИН Законодательство Украины это понятие не определяет, поэтому утверждать что-либо конкретное и бесспорное в отношении факсимиле не представляется возможным. Но в обыденном понимании это обычный штамп, оттиском которого является подпись.

То есть когда вы ставите свою подпись (расписываетесь), то росчерком руки выводите определенные графические символы.

А теперь представьте, что эти символы уже расположены на штампе, и для того, чтобы поставить подпись, вы просто одним движением руки ставите штамп, где оттиском будет ваша подпись.

Вот это и есть подпись с использованием факсимиле. Кстати, согласно словарю1, факсимиле (с ударением на втором слоге) — точное воспроизведение какого-нибудь графического оригинала (чертежа, рукописи, рисунка, документа, подписи и т.п.) фотографическим способом, печатью или другой репродукцией; клише, печать, с помощью которых можно неоднократно воспроизводить собственноручную подпись.

Положение об использовании факсимиле в организации образец

/ /

В каких случаях предусматривают уничтожения клише
Подробная опись штемпельных изделий, используемых в организации
Ответственность за использование поддельных оттисков
Порядок действий при необходимости изготовления нового штампа
Порядок действий при уничтожении, перечень необходимых документов
Основные термины и их расшифровка
Кому из работников поручается хранение, учет и использование
защита штемпельных изделий
Список используемых документов, на которых необходимо размещения того или иного оттиска
На основании чего сформирован документ

В зависимости от своего использования, печать может быть основной и вспомогательной.

Оттиски первой используются при удостоверении подлинности документа. Вспомогательные обычно содержат

Приказ об использовании факсимиле образец

/ / Факсимиле – это своеобразная печать-клише, которая с идеальной точностью воспроизводит личную подпись руководящего лица какой-либо организации.

Если условия возможности/невозможности применения факсимиле не прописаны, это тоже расценивается как запрет.

Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур

Приказ об использовании факсимиле образец и требования к нему

Факсимиле – это своеобразная печать-клише, которая с идеальной точностью воспроизводит личную подпись руководящего лица какой-либо организации.

Несмотря на почти двухвековую историю, использование такой подписи по-прежнему таит в себе множество правовых нюансов. В каких случаях можно применять факсимиле? Существуют ли специальные положения и инструкции об использовании клише вместо обычной подписи?

Необходим ли приказ об использовании факсимиле в каждой компании? Документы, регламентирующие использование факсимиле Факсимильная подпись оказывается незаменимой, когда у организации большой документооборот и руководитель просто физически не может подписать каждую бумагу. Оттиск также применяется, когда директор в деловой поездке или обычном отпуске, а у фирмы срочный контракт, и в ряде других случаев.

Юридические моменты применения факсимильной подписи указаны в Гражданском кодексе РФ, кроме

Проект инструкции о порядке использования факсимиле

Проект инструкции о порядке использования факсимиле __________________________________Директора предприятия «ХХХ» ФИО, местонахождение предприятия ХОДАТАЙСТВО Прошу Вас изготовить факсимиле моей подписи для дальнейшего использования его в хозяйственной деятельности предприятия.

Утвердить Инструкцию

«О порядке использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов»

. При использовании факсимиле сотрудникам предприятия неукоснительно руководствоваться требованиями указанной Инструкции.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г.В.А.

Полянская, экономист Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время.

Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

4652 Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст.

Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства. Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Факсимиле – экономия времени или риск?

Как известно, время – деньги. В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле, использование которого доверяют ответственному сотруднику.

Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп.

В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч? Правовая основа Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее: Фрагмент документа Показать Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки» 2.

Где можно использовать факсимиле подписи в 2019-2020 годах: образец приказа и соглашения об использовании, юридическая сила и изготовление — Бизнес

Инструкция по использованию факсимиле образец

В нем указывается:

период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
Ф.И.О. и работников, имеющих право использовать факсимиле;

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле. Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – , , , налоговой отчетностью и т. д. В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно .

Бланк соглашение об использовании факсимиле можно . Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи .

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.
отсутствие руководства либо высокая загруженность;

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании. Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы.

Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Согласно следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Соглашение об использовании факсимиле

(должность, Ф.И.О.) (образец факсимиле) 2.

По требованию Стороны или иных уполномоченных лиц документ, подписанный с использованием факсимиле, подлежит замене на документ, подписанный собственной подписью, в течение ___ дней с момента предъявления письменного требования Стороны. 3. Факсимиле проставляется синим (фиолетовым, черным и т.п.) цветом.

Стороны вправе по своему усмотрению изменять цвет факсимиле.

Не допускается желтый (зеленый, красный и т.п.) цвет факсимиле. 4. Стороны вправе использовать факсимиле для оформления первичных документов, сопутствующих проведению сделок (спецификаций, счетов-фактура, накладных и др.). При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.

5. Стороны обязаны немедленно уведомлять друг друга о прекращении или об изменении полномочий лиц, указанных в п. 1 настоящего соглашения. 6. Настоящее соглашение вступает в силу с момента подписания Сторонами.

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить».

Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:[q]Гражданский кодекс РФ, «Письменная форма сделки»2.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.[/q]к меню ↑Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле (примерный образец)

¦ ¦ Использовать факсимиле на указанных документах только при условии,¦ ¦что возможность подписания конкретного документа факсимильной подписью¦ ¦предусмотрена в соответствующем договоре (контракте, соглашении),¦ ¦заключенном с контрагентом.

Назначить ответственным за хранение, целевое использование¦ ¦факсимиле и ведение журнала учета использования факсимиле финансового¦ ¦директора ООО «Альфа» Петрову Д.Н. ¦ ¦ 5. Ежегодно в срок до 15 января каждого года проводить проверку¦ ¦наличия факсимиле, их функциональных качеств и ведения журнала учета¦ ¦использования факсимиле.

Факсимиле: как регламентировать использование

Либо нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.

На заметку ЛНПА — это нормативный правовой акт, который содержит обязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом действие ЛНПА распространяется на одну или несколько организаций .

Что предусмотреть в ЛНПА Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.

Как организовать учет факсимиле По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации.

Пример формулировки: «Учет факсимиле подписей должностных лиц ООО «Заря» ведется в Журнале учета факсимиле подписей по следующей форме: Журнал учета факсимиле подписей N п/п Наименование факсимиле Оттиск факсимиле

Согласно законодательным нормам печать может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу.

Приказ на использование факсимиле в школе

Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие.

В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи».

В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц).

Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы).

Факсимильная подпись на различных документах в 2019 году

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ).

По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка.

Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009).

Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст.

3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись

Инструкция по использованию факсимиле образец

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.

Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

при отсутствии руководителя на рабочем месте;
при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

первичной бухгалтерской документации;
нормативных и законодательных документов;
налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
доверенностей на совершение юридически значимых действий;
договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
векселей;
платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
счетов-фактур;
документации для участия в конкурсах и тендерах;
заявлений от физических и юридических лиц.

Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.

Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

квитанций, приходных и расходных ордеров;
записей в кассовых книгах;
учетных бланков;
удостоверений сотрудников;
патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
ведомостей и справок о зарплате работников;
табелей учета рабочего времени;
свидетельств о ЕГЗ;
страховок;
приказов, грамот, благодарственных листов;
писем с поздравлениями;
уведомлений;
внутренних документов.

Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
ускорение работы бухгалтерии.

В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.

Что такое факсимиле? Сразу нужно сказать о том, что это штамп с точным воспроизведением подписи уполномоченного лица, который достаточно широко используется в документообороте организаций.

Он просто незаменим в той ситуации, когда руководителя нет на месте и нужно срочно поставить его подпись на определенных документах.

Подробнее обо всем этом узнаете в процессе прочтения настоящей статьи.

Определение

Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.

Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).

Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.

К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.

Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.

Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон.

Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.

Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост.

Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи.

Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.

Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.

Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.

Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.

Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.

В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.

К изложенному

На каких документах можно ставить факсимиле? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Факсимиле можно ставить на тех документах, которые не являются финансовыми и не должны быть переданы в налоговый орган для отчетности.

Исключение здесь составляет доверенность, выдаваемая руководителем организации одному из сотрудников на получение материальных ценностей или же представление интересов организации в государственных и судебных органах.

В данном случае необходима подлинная подпись начальника.

Кстати, если организация постоянно применяет факсимиле при подписании внутренних документов, то нужно отдельным приказом выделить только тех лиц, которые по своей служебной надобности имеют право воспользоваться данным штампом. Например, это может быть инспектор отела кадров, который печатает и выдает справки сотрудникам фирмы.

На каких документах можно ставить факсимиле, кроме внутренней документации? Очень часто такой оттиск используют при оформлении благодарностей сотрудникам, подписании характеристик и грамот.

Важное

Факсимиле необходимо применять только в случаях, когда это не запрещает законодательство. Например, в гражданском договоре есть пункт о том, что стороны имеют право на использование данного штампа при заключении соглашения.

Таким образом, факсимильную подпись разрешено применять в следующих случаях:

для закрепления гражданско-правовых отношений;
при наличии соглашения сторон о том, что они не возражают, чтобы при оформлении документов был использован штамп с оттиском подписи ответственного лица;
если она приравнивается к личной подписи стороны сделки.

Эти моменты нужно учитывать руководителям организаций.

В том случае, если факсимильная подпись будет поставлена на документах, направленных в государственные органы, или на тех бумагах, которые являются документами первичного бухгалтерского учета, на товарных накладных или на доверенности, то данный штамп не будет иметь юридической силы. Это нужно запомнить.

Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки.

Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле.

В этом нет ничего противозаконного.

Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.

Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым.

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

О возможности негативных последствий

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

Приказ об использовании факсимильной подписи образец 2020

Инструкция по использованию факсимиле образец

Следовательно, право сотрудника на подписание первичных документов должно быть регламентировано внутренними документами организации.

Если сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ, должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером. Последнее требование в полной мере относится к изданию документа, наделяющего заместителя директора правом подписи счетов на оплату.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать, в том числе личные подписи указанных лиц.

Указанные должностные лица определяют порядок использования материальных носителей аналога собственноручной подписи (личный ключ электронной цифровой подписи, штамп с факсимиле) и несут персональную ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную и материальную) за их использование, а также обеспечивают их сохранность.

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ п.2 ст. 160, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.При взаимодействии со своими контрагентами использование факсимиле нужно установить по взаимному согласию.

То есть условие об использовании клише включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон.

Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок.

При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица».

В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.

Приказ о факсимиле образец должен включать и прямой запрет на использование такой подписи: для нормативно-правовых актов, конкурсной документации, сертификатов соответствия продукции различным требованиям и т.

д.

Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур и некоторых других бумаг.Положение о факсимиле можно найти в Инструкции

Приказ об использовании факсимильной подписи образец

И нужно ли оформлять приказ на факсимиле?

По мнению Минфина и налоговой использовать факсимиле на первичном документе нельзя письмо Минфина России от 15 марта г. сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено.

В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Изготовление факсимиле (штамп подпись) Факсимиле — это своеобразная печать-клише, которая с идеальной точностью воспроизводит личную подпись руководящего лица какой-либо организации. Несмотря на почти двухвековую историю, использование такой подписи по-прежнему таит в себе множество правовых нюансов.

В каких случаях можно применять факсимиле? Существуют ли специальные положения и инструкции об использовании клише вместо обычной подписи?

Юридические моменты применения факсимильной подписи указаны в Гражданском кодексе РФ, кроме того, существуют специальные документы, прописывающие условия изготовления, учёта, хранения и уничтожения факсимиле.

Положение о факсимиле можно найти в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле МВД России, различных регламентах органов власти, а также многочисленных инструкциях по делопроизводству, других документах. Кроме того, приказ о факсимиле образец встречается в Сети в формах различных договоров, утвержденных Минобрнауки и муниципалитетами.

Традиционно в инструкции и приказе об использовании факсимиле указываются необходимость и порядок изготовления печати-клише, как хранится и кому выдаётся, при каких условиях, как уничтожается, а также ответственные лица.

В обязательном порядке регламентирующие документы содержат перечень документов, где возможно проставлять факсимильную подпись без потери их юридической силы.

Чаще всего приказ об использовании факсимиле образец разрешает использование подписи-печати в следующих документах:.

Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур и некоторых других бумаг.

Любой достаточно крупной организации, регулярно использующей факсимиле в своей документации, имеет смысл составить специальное положение, чтобы избежать юридических проблем.

Если печатная подпись используется фирмой при взаимодействии с конкретными контрагентами, можно включить пункт о применении факсимильной подписи в договор или сделать специальный приказ о факсимиле образец, который можно отыскать на специализированных сайтах в Интернете.

Приказ о применении факсимиле

Инструкция по использованию факсимиле образец

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст.

9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Образец приказ об использовании факсимильной подписи

Статья 20 Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов предусматривает, что документ для выполнения условий аккредитива может быть подписан путем непосредственной подписи, факсимильной подписи, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения.

Но наши банки от отечественных клиентов такие документы не принимали, поскольку, в соответствии с п.

8.1 Инструкции о безналичных расчетах, если это предусмотрено в тексте договора, расчеты по аккредитивам регулируются Унифицированными правилами и обычаями для документарных аккредитивов в редакции 1993 г.

1 в части, не противоречащей законодательству Украины, в том числе нормативно-правовым актам Национального банка.

При взаимодействии со своими контрагентами использование факсимиле нужно установить по взаимному согласию.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2020 году

Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается. Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.
отсутствие руководства либо высокая загруженность;

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.