Излишне отгулянный отпуск при увольнении 2020

Удержание отпускных при увольнении: как удержать излишне выплаченную сумму работнику, отгулявшему отпуск авансом, порядок возврата

По закону сотрудник должен отдыхать в соответствии с графиком, за каждый рабочий год он вправе получить минимум 28 календарных дней отдыха.

По согласованию с руководством отпуск может быть предоставлен авансом, когда недостаточно отпускного стажа, но отдых работнику очень требуется.

В этом случае руководитель может пойти навстречу сотруднику, оформить ему отпуск и выплатить отпускные.

Если же работник после этого не отработает достаточного времени и уволится, то возникает излишне выплаченная сумма отпускных.

Можно ли ее удержать с работника?

Можно ли удержать с работника, отгулявшему отпуск авансом?

Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право. Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.

Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по п.3 ст.77 ТК РФ. При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.

Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам.

Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.

При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.

Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд.

Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.

Это его право по ст.138 ТК РФ, а не обязанность.

Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.

Когда не допускается?

Существуют некоторые ограничения по удержанию из заработной платы, они прописаны в ст.137 ТК РФ.

В частности, нельзя удерживать переплату отпускных в случае, если расторжение трудовых отношений оформляется по основанию из Трудового кодекса РФ:

• п.8 ст.77 – отказ от перевода на другую работу по медицинскому заключению;
• п.1 ст.81 – ликвидация фирмы;
• п.2 ст.81 – сокращение штата или численности;
• п.4 ст.81 – смена собственника организации (применимо для руководящего персонала);
• п.1 ст.83 – призыв в армию;
• п.2 ст.83 – восстановление ранее уволенного незаконно работника;
• п.5 ст.83 – признание человека не способным к труду по медицинским показаниям;
• п.6 ст.83 – смерть одной из сторон трудовых отношений;
• п.7 ст.83 – чрезвычайные обстоятельства.

Если увольнение оформляется по указанным выше основаниям, то работодатель не имеет права удерживать что-либо из расчета сотрудника, в том числе и 20%.

Законные способы возврата излишне выплаченной суммы

Во-первых, 20% от суммы начисленного расчета при увольнении можно удержать совершенно законно на основании ст.138 Трудового кодекса.

При этом не нужно получать согласие увольняющегося, но рекомендуется оформить приказ об удержании.

Исключением являются случаи прекращения трудовых отношений, перечисленные выше.

Возможно, этих 20% будет достаточно, чтобы перекрыть суммы излишне выплаченных отпускных за отпуск, отгулянный авансом.

Если же это не так, то вернуть остаток переплаты с работника можно следующими законными путями:

• Предложить работнику внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на расчетный счет.
• Обратиться в судебные органы при отказе сотрудника осуществить добровольный возврат.

Других законных способов у работодателя нет.

Удерживать свыше 20% с увольнительного расчета у работодателя нет права.

Удержание 20% в счет излишне выплаченных отпускных производится в день расчета с увольняемым сотрудником – последний рабочий день перед уходом.

В этот же день сотруднику выдаются все документы, заполняется трудовая книжка, выплачиваются увольнительные.

Прежде, чем удерживать 20%, необходимо определить, чему равна сумма переплаты на дату увольнения.

Как рассчитать размер переплаты?

Чтобы произвести расчет излишне выплаченной суммы, которую нужно удержать при увольнении, необходимо выполнить следующие действия:

• Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
• Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
• Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
• Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
• Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
• Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.

В итоге получается та сумма переплаты, которая подлежит возврату.

Что делать, если работник не хочет возвращать деньги?

Если сотруднику предложено вернуть переплату в добровольном порядке, но тот отказывается это делать, то выход только один – обратиться в судебные органы.

Однако обращение в суд не дает 100-процентной гарантии возврата денежных средств.

Мнения судебных органов расходятся в данном вопросе.

С одной стороны суд может встать на сторону работодателя, трактовав увольнение сотрудника ранее отработки использованного отпуска как нанесение ущерба работодателю по ст.248 и 391 ТК РФ.

С другой стороны, работодатель должен понимать, что его никто не заставлял предоставлять отпуск авансом.

Сотрудник, решив уволиться по собственному желанию, не нарушает никаких законов. Тот факт, что он не отработал предоставленный ему авансом отпуск, не мешает ему уволиться.

Работодатель сам на свой страх и риск предоставляет оплачиваемый отдых авансом и должен понимать возможные негативные последствия данного поступка.

В большинстве случае суд встает на сторону работника. Тем не менее данный факт не мешает работодателю пытаться вернуть свои деньги в судебном порядке.

Пример

Исходные данные:

Сидоров устроился на работу с 01 апреля 2019.

С 10 июля 2019 он попросил отпуск авансом в количестве 28 дней.

Работодатель удовлетворил просьбу Сидорова и выплатил ему отпускные, при этом средний дневной заработок на момент оплаты составляя 1100 руб.

Выйдя на работу из отпуска, Сидоров решил уволиться и подал заявление об уходе 30 августа 2019 года.

Сумма расчета при увольнении (зарплата за отработанное время в августе) составила 12 000.

Сможет ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные с Сидорова?

Расчет:

1. Дата подачи заявление – 30.08.2019, значит, дата увольнения – 13 сентября 2019.

Расчет при увольнении, если отпуск отгулян вперед

Статья акутальна на: Февраль 2020 г.

Что делать, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется? Согласно положениям действующего законодательства, наемные специалисты ежегодно получают право на 28 дней отдыха, когда за ними сохраняется заработная плата и занимаемая позиция.

Отпускной период предоставляется спустя полгода с момента трудоустройства гражданина к работодателю (ст. 122 ТК РФ). Нормы права не запрещают сторонам договориться об особых условиях. Однако в таком случае организация несет финансовые и налоговые риски. Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, с него окажется проблематично взыскать ранее выплаченные отпускные в полном объеме.

Общие правила предоставления отпусков

В общем случае, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Этот период увеличивается для отдельных категорий специалистов, обозначенных Кодексом и федеральным законодательством, например, лиц, занятых на вредных производствах или работающих в условиях Крайнего Севера.

По закону отдых предоставляется после того, как специалист отработает у работодателя полгода (ст. 122 ТК РФ). Однако сторонам не запрещается согласовать другие условия, улучшающие положение сотрудника. В статье указано, что фирма не вправе отказать в предоставлении «преждевременного» отпуска следующим категориям граждан:

• женщинам «в положении»;
• несовершеннолетним сотрудникам;
• усыновителям детей до 3-х месяцев;
• иным категориям лиц, поименованным в федеральных законах.

Предоставление «преждевременного» отпуска происходит в общем порядке. Специалисту перечисляют отпускные за три дня до начала отдыха, издают кадровый приказ, который визирует руководитель компании и сам сотрудник.

Удержание излишне выплаченных сумм

Если отдохнувший специалист возвращается на рабочее место и продолжает трудовую деятельность, проблем у нанимателя не возникает. Ситуация выходит из-под контроля, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется. Получается, что ему были перечислены лишние денежные средства, которые предприятию нужно вернуть.

Можно ли удержать неотработанные отпускные из заработной платы? Действующее законодательство ограничивает права нанимателя в этом вопросе. Согласно положениям статьи 137 ТК РФ, компания вправе взыскать не более 20% от выплат специалисту (в случае увольнения – от суммы окончательного расчета). Эта доля определяется из «очищенного» от НДФЛ дохода специалиста.

Также в с статье 137 ТК РФ перечисляются ситуации, в которых работодатель лишается права удерживать переплату. К их числу относятся следующие основания для увольнения:

• сокращение штата;
• ликвидация юрлица;
• призыв специалиста на службу в армию;
• смерть сотрудника или его нанимателя-физлица;
• чрезвычайные обстоятельства, делающие невозможным продолжение трудовых правоотношений (например, природные или техногенные катастрофы);
• невозможность продолжения трудовой деятельности по медицинским показаниям и т.д.

Для удержания излишних отпускных в размере 20% от окончательного расчета работодатель не обязан получать согласие наемного специалиста. Издается приказ, подписываемый руководством организации, на основании которого производится взыскание.

Остальная сумма переплаты может быть погашена исключительно по доброй воле гражданина, подтвержденной его собственноручным заявлением. Если работник против, придется смириться с убытками: судебная практика демонстрирует, что у работодателей нет оснований для истребования переплаты.

Нужно ли корректировать налоговые выплаты

Также на практике возникает вопрос, что делать с отчетностью по НДФЛ и страховым взносам, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется.

Согласно разъяснениям ФНС, счетная ошибка отсутствует, если на момент, когда специалист уходил в отпуск, бюджетные платежи с его дохода были рассчитаны правильно.

Это означает, что коррективы в учете истекшего периода не делаются, а суммы, удержанные из зарплаты сотрудника, уменьшают базу для исчисления размера подоходного налога.

Аналогичная логика действует в отношении страховых взносов. Работодатель не вносит изменения в расчеты прошлого периода, потому что в них нет ошибок. Он уменьшает базу для исчисления взносов за текущий месяц на величину удержаний из окончательного расчета увольняемого.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Работник увольняется, отгуляв отпуск авансом

«Зарплата», 2012, N 8

Не всегда при увольнении работника работодатель может удержать излишне выплаченные отпускные. Какие существуют ограничения, узнаете из статьи.

Работник может расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). В последний день работы работодатель обязан выдать ему трудовую книжку и другие документы, связанные с работой (по письменному заявлению работника), а также произвести с ним окончательный расчет (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Если на момент увольнения за работником числилась дебиторская задолженность по излишне выплаченным отпускным, логично, что работодатель будет предпринимать усилия по ее взысканию.

Рассмотрим, какие действия правомерны, какие эффективны, а какие недопустимы.

Примечание. Право на досрочный отпуск — право на лишние отпускные

Полный отпуск за первый год работы сотрудник может взять по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя.

С согласия работодателя он может уйти в оплачиваемый отпуск, не отработав шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск авансом до истечения шести месяцев, если работник изъявит такое желание (ч. 3 ст. 122 и ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Удержание за неотработанные дни отпуска

Удержание — очевидный способ вернуть излишне выплаченные отпускные. Однако его применение ограничено законодательством.

Право на удержание

Работодатель имеет право удержать отпускные из заработной платы работника, если отпуск был предоставлен авансом и до увольнения сотрудник не отработал все дни использованного отпуска. Такое право ему предоставляет норма ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

Примечание. Прощение долга

Работодатель может простить работнику долг. Как правило, основанием является незначительность его размера, например, когда задолженность измеряется копейками. Возможны и иные причины. Но тогда руководитель организации должен будет обосновать свое решение, в первую очередь пояснить его мотивы собственникам.

Когда удержание недопустимо

В ряде случаев при увольнении сотрудника работодатель не вправе взыскивать с него отпускные, выплаченные авансом (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Обязанности вернуть долг не возникает, если работник увольняется по одному из следующих оснований:

• отказ от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации — в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Ограничение размера удержания

Если увольнение работника происходит по другому основанию, удерживать из его заработной платы работодатель может не более 20% выплачиваемой суммы при каждой выплате. При этом 20% исчисляется от заработка, уменьшенного на сумму удержанного НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Какую сумму отпускных за неотработанные дни отпуска работодатель может удержать при окончательном расчете с работником?

Решение. К моменту увольнения сотрудник проработал в компании 5 месяцев 9 дней. Для расчета заработанных дней отпуска дни июля отбросим, поскольку они составляют менее половины месяца (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169).

Сумма авансовых отпускных равна 1585,03 руб. (680,27 руб. x 2,33 календ. дн.). НДФЛ с нее составляет 206 руб. (1585,03 руб. x 13%).

Следовательно, непогашенная задолженность А.С. Пыжова составит 429,94 руб. (1379,03 руб. — 949,09 руб.).

Это важно знать:  Приказ об оплате проезда в отпуск

Примечание. Возврат по доброй воле работника

Если после удержания излишне выплаченных отпускных у работника осталась задолженность, он может погасить ее добровольно, например внести деньги в кассу организации.

Рассмотрим, какие еще действия по возврату непогашенного долга может совершить работодатель.

Обращение в суд — успех маловероятен

Если сотрудник не согласен вернуть долг в добровольном порядке, работодатель может обратиться в суд. Но, как показывает практика, это не самый эффективный способ взыскать задолженность.

Долг не взыскан до истечения срока исковой давности

Если работодатель не предпринял мер по возврату излишне выплаченных отпускных или эти меры не дали результата, остаток задолженности за работником продолжает висеть до истечения срока исковой давности.

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Согласно п. 1 ст. 200 ГК РФ его отсчет может начаться со дня, когда работодатель узнал о нарушении своего права.

Началом течения срока исковой давности в данном случае может быть день, следующий за днем увольнения работника, или день, следующий за днем, когда суд принял решение не взыскивать с работника долг.

Если увольняемому сотруднику работодатель установит срок для погашения долга (отпускные за неотработанные дни отпуска), течение срока исковой давности начнется по окончании указанного срока (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Учет налогов и страховых взносов

Учет налогов и страховых взносов зависит от действий работодателя в отношении дебиторской задолженности работника, возникшей на момент увольнения в связи с предоставлением ему отпуска авансом.

Рассмотрим следующие ситуации:

• задолженность погашена в последний рабочий день;
• работодатель не может взыскать задолженность по причинам, указанным в абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ;
• работодатель простил работнику долг, который не мог удержать при выплате окончательного расчета;
• истек срок исковой давности.

Задолженность погашена в последний день работы

Никаких исправлений в периоде предоставления отпуска делать не нужно. Корректировка налогов и взносов производится в периоде увольнения.

НДФЛ. В момент выплаты отпускных за отпуск, предоставляемый авансом, работодатель уже удержал НДФЛ.

Если работник увольняется в том же налоговом периоде, когда получил отпускные, налоговый агент вправе произвести зачет излишне удержанного НДФЛ.

Исчисление НДФЛ с таких доходов производится нарастающим итогом с начала года. Сумма налога, подлежащая уплате за текущий месяц, определяется как разность между суммой начисленного и уплаченного НДФЛ с начала налогового периода.

Пунктом 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога. Из этого правила есть исключения, но ситуация с авансовым отпуском к их числу не относится.

Если работник увольняется в другом налоговом периоде или суммы удержанного НДФЛ с начислений под расчет недостаточно для зачета, следует провести процедуру возврата НДФЛ, установленную ст. 231 НК РФ.

Подробнее о порядке возврата излишне удержанного НДФЛ читайте в статье «Возврат излишне удержанного НДФЛ» (электронный журнал «Зарплата», 2011, N 4).

Таким образом, удержанные (возвращенные сотрудником) из заработной платы суммы отпускных уменьшают базу по страховым взносам текущего отчетного периода и не признаются ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных.

Если при окончательном расчете с работником образовалась отрицательная сумма доначислений, работодателю придется скорректировать сведения в формах:

• СЗВ-6-1 (утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п);

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Как произвести удержание за неотработанные дни отпуска в случае увольнения5 (100%) 1 vote

Работодатели редко идут навстречу своим сотрудникам, предоставляя отпуск авансом.

Во многом это связано с тем, что у человека есть право уволиться в любой момент времени по собственному желанию. То есть работник вправе не отрабатывать дни отпуска, которые были предоставлены ему наперед.

Отметим, что руководство вправе произвести некоторое удержание из расчета при увольнении, но есть серьезные ограничения и важные нюансы в данном процессе.

Зачем нужно удержание за неотработанные дни отпуска

Каждый трудоустроенный гражданин имеет перечень прав, которые в частности включаются в себя право на ежегодный оплачиваемый отдых. В связи с этим работодатель с первого дня службы сотрудника делает специальные отчисления на отдельный счет, формируя отпускные выплаты.

В большинстве случаев отпуск предоставляется по факту отработанного времени, то есть компания не несет финансовых потерь. Та выплата, которая предоставляется – это скопленные для данного работника деньги. Но если человек имеет основания или просто хочет отдохнуть большее количество дней, чем то, на которое он наработал, то возникает сложный момент.

Компания обязана перечислить отпускные, даже если человек уходит в отпуск преждевременно или на дольше время, в полном объеме. Таким образом, фирма финансирует отдых сотрудника из собственных средств, которые гражданином еще не отработаны. На основании этого факта у работодателя возникает право на возмещение данной суммы в будущем.

Если работник принимает решение разорвать трудовые отношения до того момента, пока не отработает все отгулянные дни, то руководство может сделать вычет из его расчета. Таким образом, предприятие возвращает вложенные в сотрудника деньги.

Когда появляются неотработанные отпускные

Право на отдых, по общему правилу, возникает у работника после полугода непрерывной службы у конкретного работодателя. При этом Трудовой кодекс не запрещает руководству отпустить сотрудника на отдых раньше, а в некоторых случаях даже обязывает. К ним относятся:

• Для женщины – уход в отпуск по беременности и родам;
• Для мужчины – рождение ребенка;
• Отдых несовершеннолетним гражданам;
• Отпуск сотрудникам, усыновившим ребенка до 3 месяцев.

Некоторые жизненные обстоятельства также могут стимулировать ранний уход на отдых, например, если человек совместитель и у него начинается очередной отпуск на основной занятости. Независимо от причин, ситуации, когда у работника есть неотработанные дни отпуска достаточно распространенные.

Порядок удержания при увольнении

Если у увольняющего сотрудника есть неотработанные дни отпуска за рабочий год, то в первую очередь стоит ему об этом сообщить. Некоторые люди просто не знают о том, что у них есть долги перед работодателем подобного рода, так как не разбираются в нюансах расчета количества отпускных дней.

Отметим, что оповещать сотрудника об этом руководство не обязано. Можно даже произвести удержание без уведомления.

Закон ограничивает максимальную сумму, которую вправе взыскать работодатель – 20% от общего расчета, получаемого сотрудником. Сложности возникают, когда долг служащего больше, чем указанный процент. Есть три выхода из данной ситуации:

1. Попросить сотрудника самостоятельно внести недостающую сумму в кассу компании.
2. Обратиться за взысканием в суд.
3. Простить задолженность и зафиксировать это документально.

В суд работодатели обращаются редко. Во-первых, суммы, как правило, не столь существенны, чтобы взыскивать их в судебном порядке. Во-вторых, у недавно уволившегося сотрудника может просто не быть денежных средств.

Если было принято решение об удержании, то последовательность действий будет следующая:

• Расчет суммы долга;
• Определение итоговых выплат;
• Вычитание всей задолженности или 20% от выплат;
• Фиксация произведенных действий в документации;
• Выдача денежных средств и трудовой книжки сотруднику.

Если сумма долга большая, то надо найти компромисс с сотрудником.

Некоторые компании идут навстречу увольняющимся служащим и уменьшают сумму. Также фирмы допускают внесение компенсации в рамках месяца.

Как рассчитать сумму задолженности

При определении суммы задолженности необходимо выполнить несколько последовательных шагов. По сути, надо выяснить, сколько неотработанных дней у гражданина и какая выплата была за них произведена, это и будет суммой долга.

Определение среднего дневного заработка

При определении среднедневного дохода гражданина важно учитывать следующие аспекты:

1. По общему правилу, за основу берется доход за последний год, но есть два исключения. Во-первых, если человек трудится менее года, то при расчете используется весь период службы. Во-вторых, если в предыдущий год доход был ниже среднего (например, был отпуск по уходу за ребенком), то можно взять иной расчетный период.
2. В среднем дневном доходе учитываются только выплаты, прописанные в трудовом договоре – заработная плата, аванс, премии. Но не добавляется материальная помощь, командировочные и так далее.

Если в результате вычислений сумма получилась не ровная, то ее допустимо округлить в пользу сотрудника.

Подсчет количества неотработанных месяцев

За каждый полный отработанный месяц человеку начисляется определенное количество дней отпуска.

Если речь идет о стандартном периоде отдыха в 28 дней, не предполагающим увеличение и дополнения, то за каждый месяц плюсуется 2,33 дня отпуска.

В отношении целого отработанного месяца ситуация понятна, а при неполном периоде действуют следующие правила:

• Отработано более 15 дней – месяц считается, как полный, то есть, за него начисляется 2,33 дня;
• Человек был на службе менее половины месяца – период не учитывается при текущем расчете отпускных.

Таким образом, бухгалтер в первую очередь считает цельные месяцы после последнего отдыха (или с момента приема на работу, если отпуск еще не предоставлялся), затем смотрит на неполные. Сложить несколько не полностью отработанных периода нельзя. Полученная сумма месяцев умножается на 2,33, и получается количество дней отпуска, которые положены сотруднику.

Расчет количества дней отпуска

Для того чтобы определить, сколько неотработанных дней есть у сотрудника необходимо сначала вычислить, какое количество дней положено. Инструкция по этому шагу представлена выше. А затем из числа отгулянных дней вычесть полученную сумму.

Рассмотрим пример:

1. Сотрудник К. устроился в компанию Г. 10 января 2020 года и отработал в ней по 5 сентября 2020 года.
2. За данный период служащий дважды брал ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней каждый.
3. Определим, какое количество дней ему положено за отработанный период, при условии, что по трудовому договору за год ему начисляется 28 дней. Расчет: 7 полных месяцев + 1 месяц с 20 днями + 1 с 5 днями = 8 месяцев, так как учитываются только цельные и те, где отработка более половины. Далее 8 месяцев умножаем на 2,33 и получаем 18,64. Округление производится в пользу сотрудника, то есть будет 19 дней.
4. Подсчитаем количество неотработанных дней: 14+14-19=9 дней.

Таким образом, у сотрудника есть задолженность перед компанией, которая равна среднему доходу за 9 дней. Это и есть излишне выплаченные отпускные.

Если работник отдыхает авансом

Как отмечалось выше, отдых авансом может быть предоставлен как по объективным причинам, предусмотренным законодательством, так и просто по согласованию сторон. Если человек ушел в отпуск до того, как отработал на него, то обязательства сделать это в будущем на него не накладывается, но работодатели на это рассчитывают.

Когда служащий увольняется до полного расчета, то перед руководством встает вопрос, либо простить долг, либо сделать все для возвращения денег. Отметим, что в редких случаях речь идет о крупных суммах, тем более что по закону до 20% можно вычесть из расчета даже без согласия служащего.

Как рассчитываются авансовые отпускные

Отпуск авансом ничем не отличается от обычного с точки зрения формирования отпускных. Работодатель предоставляет сумму, которая определяется посредством умножения среднедневного дохода гражданина на количество дней отдыха.

При расчете первого показателя, как правило, берется общая сумма выплат за прошедший год, и делиться на количество дней. Если сотрудник трудится в компании менее 12 месяцев, то сумма всех заработных плат делится на количество отработанных в компании дней.

Выплата отпускных за неотработанный период фиксируется не только во внутренних документах компании, но и в налоговом отчете.

Отпускные за отпуск авансом выплачиваются в полном размере независимо от того, на какое количество дней уже наработал человек. Роль играет только сумма дней, указанных в приказе на отпуск.

Запрет на удержание отпускных

Удержание за неотработанные дни – это право, но не обязанность работодателя. Руководитель может и простить долг сотруднику. Рекомендуется в таком варианте при увольнении составить акт, по которому компания не имеет финансовых претензий к служащему за авансом отгулянные дни отпуска.

Как правило, денежные средства надо удержать, если инициатором расторжения трудового договора является сотрудник. Когда увольнение происходит из-за работодателя, то долг в большинстве случаев прощается, но руководитель может и в этом случае сделать удержание средств.

Наряду с этим есть ситуации, когда удержание денежных средств недопустимо по закону, так же как и отправка человека в отпуск при увольнении:

• Ликвидация компании;
• Призыв сотрудника на военную службу;
• Расторжение соглашения с высшим руководящим составом в связи со сменой собственника;
• Признание человека нетрудоспособным, например, в связи с ухудшением здоровья;
• Восстановление в должности по решению инспекции труда;
• Форс-мажорные обстоятельства, не допускающие продолжение трудовой деятельности.

При вышеуказанных обстоятельствах взыскание долгов с сотрудников за использованные авансом дни отпуска будет противозаконным. А вот выплатить компенсацию за не отгулянные дни работодатель обязан в полном объеме.

Нюансы по налогам

Все выплаты, производимые работодателем своим сотрудникам, облагаются налогом. В связи с этим, когда речь идет об авансовых отпускных и последующем удержании, важно грамотно не только произвести расчеты, но и рассчитать налоги. При удержании сведения вносятся в текущем расчетном периоде, так как речь идет не о счетной ошибке, а внесении новой информации.

НДФЛ

Работодатель, как налоговый агент, регулярно делает отчисления за своих сотрудников в бюджет.

Делается это на ежемесячной основе, следовательно, НДФЛ за авансовые отпускные уже был перечислен в бюджет.

При возмещении денежных средств работником делается корректировка по 6-НДФЛ или 3-НДФЛ в зависимости от того в этом или прошлом календарном году был отпуск у служащего.

Исправления в периоде предоставления отпуска делать не нужно, так как в тот момент ошибок не было – человек уходил в отпуск и получил полную выплату.

Налог на прибыль

Все выплаты сотрудникам являются расходной частью компании. При их уменьшении, увеличивается налогооблагаемая база по налогу на прибыли. В зависимости от того, будет ли произведено удержание за неотработанные дни, допустимо два варианта развития событий:

1. Стонирование, если долг погашается в добровольном или принудительном порядке.
2. Исключение «лишних» отпускных из налоговой базы, при прощении долга.

Все действия выполняются бухгалтером по распоряжению начальства или на основании имеющихся фактов.

Страховые взносы

Если реализуется процедура стонирования авансовых платежей, то уменьшается база для исчисления страховых взносов. В связи с этим бухгалтеру необходимо сдать отчеты по форме РСВ-1 и ФСС-4 для корректировки сведений.

В корпоративном мире распространено предоставление отпуска авансом. Делается это иногда в силу объективных причин, а иногда просто по просьбе сотрудника. В результате у человека появляются неотработанные дни отпуска.

При увольнении за данный период работодатель вправе сделать удержание, так как при выплате отпускных он перечислил свои средства служащему.

Удержание за неотработанные отпуска при увольнении

Руководство компании вправе предоставить сотруднику отдых авансом, а при увольнении удержать выплату за неотработанные дни отпуска из зарплаты. Как рассчитать и оформить удержание, вы узнаете в статье.

Сколько удержать из зарплаты сотрудника: новые примеры и проводки >>>

Когда можно удержать излишние отпускные

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему предоставили ежегодный отпуск. Отпускные, которые приходятся на неотработанное время, удержите из зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК). Обратите внимание, что в некоторых случаях удержать деньги с сотрудника нельзя.

Удержать деньги с сотрудника можно только после того, как он сможет ими распоряжаться, то есть после выплаты зарплаты.

Начисление заработной платы не исключение по статье 410 ГК, а значит, не может быть датой зачета встречного требования, так как срок зачета еще не наступил.

То есть провести зачет можно в день выплаты зарплаты (п. 18 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65).

Как рассчитать сумму удержания при увольнении

Чтобы определить размер удержаний из зарплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении, сначала посчитайте, сколько месяцев сотрудник не отработал до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. Затем определите сумму долга с учетом особенных правил.

В расчет принимайте только полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца. 

Сотрудник должен возместить организации неотработанные отпускные. При увольнении возможны ситуации, когда удержать все выданные авансом отпускные невозможно. Узнайте, что делать в таких случаях >>

Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Этот документ продолжает действовать в части, которая не противоречит ТК РФ.

Затем рассчитайте общую сумму задолженности за неотработанные месяцы по формуле:

Компания вправе удержать рассчитанную сумму отпускных из зарплаты сотрудника на основании абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ. Сделать это можно без согласия работника только в пределах лимита — не более 20  процентов от выплат при увольнении после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Чтобы удержать отпускные, издайте специальный приказ и подпишите у руководителя. 

В случае, если сотрудник отказывается погасить долг добровольно, лучше простить задолженность. Взыскать деньги в судебном порядке не получится. Судьи считают, что оснований для взыскания излишне выплаченных отпускных нет (определение Верховного суда РФ от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18 и от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6).

Пример расчета суммы удержаний при увольнении

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 18 июня 2018 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2018 года по 17 июня 2019 года.

Иванова увольняется по собственному желанию 10 апреля 2019 года.

Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – два месяца семь дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев.

За отработанные дни апреля 2019 года Ивановой начислено 15 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет, поэтому НДФЛ – 1950 руб. Сумма к выдаче на руки – 13 050 руб. Общая сумма возможных удержаний:

2610 руб. (13 050 руб. ? 20%)

Задолженность за неотработанные дни отпуска:

501 руб./дн. ? 2 мес. ? 28 дн. : 12 мес. = 2338 руб.

Из зарплаты сотрудницы за апрель в день выплаты заработной платы бухгалтер удержал всю сумму – 2338 руб., так как эта сумма не превысила 20 процентов от суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ:

2338 руб.

При расчете Иванова получила 10 712 руб. (13 050 руб. – 2338 руб.).

Пересчет налогов и взносов

Порядок пересчета НДФЛ и страховых взносов зависит от того, когда увольняется сотрудник.

Всего возможно два варианта:

• отпуск и увольнение в одном году;
• отпуск и увольнение в разные годы.