Как составить график документооборота по подготовке отчетности

Как составить график документооборота по подготовке отчетности

работнике 2 Личная карточка работника (форма Т-2) Отдел кадров Вместе с Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу) Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 3 Штатное расписание (форма Т-3) (изменения) Отдел кадров В соответствии с приказом руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере изменения По мере изменения, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Копия 4 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации

Госы / билеты / Билет 17

Классификация по сфере применения По сфере применения информационные системы обычно подразделяются на четыре группы: системы обработки транзакций – операция, которая имеет смысл и может быть совершена только полностью (или полностью отменена), например: банковская транзакция – перевод средств – завершение при поступлении средств на другой счет или при купли продажи – списание средств с банковской карты покупателя и перевод на счет продавца; системы принятия решений – например расчет ренатабельности бизнес-плана; информационно-справочные системы – гипертекст Internet; офисные информационные системы – электронный документооборот, автоматизация делопроизводства. Область применения: ИС, ее архитектура строения, способ применения в организации все это взаимосвязано, и должно строиться в зависимости от поставленных задач и выполняемых функций поставленных перед органиазцией.

График документооборота

Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям.

2020 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.

Образец инструкции по делопроизводству Наличие в компании графика документооборота позволяет:

1. оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
2. упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
3. в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
4. гарантировать своевременную обработку документов;
5. в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
6. своевременно формировать отчетные формы;
7. исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы.

График документооборота для учетной политики — образец

1. сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .

1. конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
2. сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
3. конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
4. разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;

После сбора и уточнения всех

График документооборота в бухгалтерии в 2020 году: скачать образец бесплатно

Подробнее о том, , рассказали эксперты . под № 105. Некоторые компании при составлении графика берут за основу именно этот документ.

Большинство же разрабатывают собственную структуру.

Образец графика документооборота в бухгалтерии смотрите ниже. Кто должен сдать документ в бухгалтерию Срок сдачи 1.

Счета на предоплату Сотрудники, ответственные за продажи Не позднее следующего рабочего дня после выставления счета 2. Счета-фактуры, накладные или УПД для покупателей

График документооборота для учетной политики 2020 года: как составить

А вводит в действие – распоряжение главы компании.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику.

Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике.

А в ней перечислить:

1. документы по его компетенции;
2. отделы и службы, через которые должен пройти документ.
3. сроки;

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

1. оперативное и правильное создание документов;
2. соблюдение графика;

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.

Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.

График документооборота в бухгалтерии

Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован.

Регламентировать документооборот можно с помощью:

1. графика документооборота;
2. инструкции документооборота.
3. положения о документообороте;

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2020 году именно график документооборота.

График документооборота – образец в бухгалтерии

При ведении хоздеятельности составляется множество разных документов. Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование. Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные. Это что касается исходящих форм. Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.

График документооборота в бухгалтерии, образец 2019 года скачать ниже, обычно заполняется в виде таблицы.

В ней регламентируется процесс движения документов – от даты составления до момента пересылки адресату, завершения исполнения или сдачи в архив (дело).

Помимо того, кто является ответственным лицом в компании за выписку документов, в таблице обозначены сроки исполнения и передачи форм. Четкий алгоритм помогает бухгалтеру:

• Привести в порядок работу с документацией.
• Распределить рациональным образом нагрузку между работниками.
• Сократить время на выписку и последующую обработку бланков.
• Минимизировать вероятность ошибок и рабочих конфликтов.
• Контролировать исполнение документооборота.
• Формировать отчетность в установленные сроки и без задержек.

Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности. Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.

Читайте о том, Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы.

Как составляется график документооборота

Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.

Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.

Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.

А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным.

Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.

Читайте о том, Что такое бухгалтерские документы.

Как утвердить график документооборота

Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.

Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации.

Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах.

Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.

Приказ об утверждении графика документооборота – образец

ООО «Вектор»

Приказ № 3

г. Москва                                                                                                                              09.01.2019 года

«Об утверждении и введении в действие графика документооборота в ООО «Вектор»

Для обеспечения рациональной системы документооборота и стабильной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый в Приложении № 1 график документооборота ООО «Вектор».
2. Ввести график в действие с 09.01.2019 г.
3. Всем ответственным сотрудникам и структурным подразделениям ООО «Вектор» подавать в бухгалтерский отдел первичную документацию на основании утвержденного графика.
4. С момента утверждения графика полученные от контрагентов договоры, счет-фактуры, накладные ТОРГ-12, 1-Т, ТН направлять в установленные в графике сроки в бухгалтерию.
5. Контроль за исполнением положений графика возложить на главного бухгалтера ООО «Вектор» Вальтер И.Г.

Генеральный директор ООО «Вектор» ______________________ /Мещанинец Игорь Леонидович/

С приказом ознакомлены:

_______________________/Вальтер И.Г./

Образец графика документооборота в бухгалтерии

Примерная форма есть в Положении, утвержденном Минфином СССР под № 105 еще 29 июля 1983 г. Ее можно взять за основу.

Как видно из примера, график должен быть утвержден руководителем предприятия, иначе будет считаться недействительным.

Если образец графика документооборота первичных документов формируется как отдельный акт, нужно дать на него ссылку в учетной политике. Мониторинг исполнения обычно возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии здесь.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Составляем график документооборота

Согласно п. 6 Инструкции N 157н учреждения в целях организации и ведения бухгалтерского учета должны утвердить внутренним актом правила документооборота.

В статье рассмотрим основные моменты составления графика документооборота.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от

Составления графика документооборота в организации. Документы бухгалтерского оформления и правила их заполнения

2 Документооборот — это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив.

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Тема: Графики документооборота в организации

График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет.

Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота в бухгалтерии: образец в 2016 году

23.06.2016 Для чего необходим график документооборота бухгалтерской отчетности? Ни одно предприятие не обходится без ведения первичной документации, которая и является базой для налоговой и учетной политики.

Сведения о хозяйственных операциях должны поступать к бухгалтеру своевременно, любые задержки грозят нарушением отображения деятельности организации, которое влечет за собой неприятные последствия в виде начисления к уплате административных штрафов и пени.

Поэтому процедура выписки бумаг и оборота их от подразделения к подразделению компании должна быть налажена до автоматизма.

Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие

Составления графика документооборота в организации.

Документы бухгалтерского оформления и правила их заполнения

п.

Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

(Рис.№5) Все хозяйственные операции после их оформления первичными документами записываются в учетных регистров.

Учетный регистр — это специальная таблица, предназначенная для отображения документально оформленных хозяйственных операций в системе счетов, накопление и хранение учетной информации.

График документооборота в бухгалтерии

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа.

И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

• создание документации;
• обработка документации;
• архивация документации;
• уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

• положения о документообороте;
• графика документооборота;
• инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота.

Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия.

И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты.

Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия.

В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели.

Или же на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Документооборот: график и порядок его составления

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие.

Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008.

Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия.

Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами.

Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения  в каждом отделе.

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи).

В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию.

Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия.

Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter