Предоставление документов со склада для аудита

Документация аудиторской проверки

Организуя работы по проведению общего или специального аудита, который сконцентрирован на рабочих участках деятельности организации, появляется потребность в оформлении пакета документов, содержание и структура которого может быть типовой, унифицированной в аудиторской организации.

Замечание 1

При заключении договора и выдаче аудиторского заключения целесообразно использование типового бланка, описывающего общую информацию по компании.

Такой бланк аудиторы могут подготовить заранее, например, в виде файла (табл. 1).

Таблица 1. Общая информация о проверяемом субъекте

Самым важным этапом является согласование сроков аудита и порядок формирования и подготовки документации. Согласованные намерения правильнее оформить в письменном виде, что даст возможность сторонам проверить и осуществить контроль сроков, избегая большого числа неоправданных взаимных претензий.

Можно выделить основные намерения, для которых необходимо согласование:

• цель аудита предприятий представлена выражением мнения аудитора о степени достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности проверяемых лиц за рассматриваемый год, она готовится по отечественным стандартам бухгалтерского учета;
• планируя и осуществляя процедуру сбора аудиторских доказательств, аудитор должен исходить из складывающегося объема хозяйственных операций в соответствии с каждым разделом учета, объемами деятельности, сложившейся схемой документооборота и необходимыми временными затратами сотрудников на подготовку необходимой информации;
• подготавливая и планируя аудиторские процедуры, аудитор исходит из принципа достаточности и уместности формирования соответствующих аудиторских процедур по отношению к аудируемому лицу и его хозяйственной деятельности;
• все документы должны быть переданы аудитору для проверки на русском языке, при этом вся отчетность и документы аудитором также формируется на русском языке;
• письменная информация по результатам осуществленного аудита бухгалтерской отчетности за отчетный период, составленная при учете требований законодательства, необходимо представлять в срок не позже «(число)» (месяц) года, следующего за отчетным. Письменную информацию необходимо представлять лицу, уполномоченному от проверяемого лица, или непосредственно руководству (в двух экземплярах и на электронном носителе, соблюдая принцип конфиденциальности);
• аудиторское заключение об аудите бухгалтерской отчетности проверяемого субъекта составлено по требования ФСАД, будет представлено не позже «(число)» (месяц) года, следующего за отчетным.

Документация для планирования аудита

Типовые документы для аудиторской проверки, которые рекомендуют унифицировать аудиторским компаниям, представляют собой общий план аудита и его программу. Необходимо привести их форму и в каждом разделе, который относится к практическому аудиту, требуется исходить из предположения о их заполнении в соответствии с перечнем вопросов, которые подлежат проверке (табл. 2).

В соответствии с требованием ФСАД № 2 «Планирование аудита» до момента подписания договора аудиторской проверки должен быть оформлен общий план аудита, описывающий в разделе «Наименование работ» укрупненные направления.

Таблица 2. Общий план аудита

Программа аудита

Каждый пункт, который рассмотрен в общем плане, может быть подвергнут расширению, что более подробно приведено в программе аудита.

Программа аудита отличается от плана аудита тем, что ее можно составить и согласовать после момента подписания договора. В процессе проверки в программу можно вносить согласованные изменения.

Тем не менее, не рекомендуется вносить изменения в сроки проведения аудита и сумму выполнения работ.

Программу аудита формируют как по всем пунктам общего плана единовременно, так и в форме отдельных программ по каждому подпункту. В этом случае наименование процедуры вносится в заголовок.

Такое составление документации считается дробным и оно не совсем привычно для российской практики аудита. Тем не менее, его принято считать более удобным в случае потребности внести изменения в документы.

Примером может быть вариант оформления части программы аудита по разделу 2.7 общего плана аудита «Аудит денежных средств» (табл. 3).

Таблица 3. Примерная программа аудита

Предоставление документов со склада для аудита

На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ. В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ Понятие материально-производственных

Логистический аудит склада

Если при на складе возникают проблемы, это сказывается на качестве и скорости работы остальных процессов в компании.

Можно выделить три основных ситуации, при которых нужно проводить аудит:

1. Перегруженность склада, когда объём закупок и поставок превышает реальную ёмкость помещения. Это может быть связано с тем, что на складе неверно расположены места хранения, а также не налажена система работы персонала, что замедляет складские операции и приводит к увеличению ошибок.
2. Подготовка к автоматизации. В этой ситуации логистический аудит проводить практически обязательно, чтобы правильно и эффективно внедрить систему управления.
3. Высокие затраты на содержание. Обычно причиной является неэффективная работа склада: неподходящая система идентификации товаров, переизбыток сотрудников или нехватка оборудования.

1. Анализ информационных систем
2. Разработку предложений
3. Анализ документации
4. Расчет технико-экономического обоснования внедрения WMS
5. Анализ инфраструктуры
6. Анализ техпроцесса

Аудит материально-производственных запасов

Во время проведения проверки аудитор должен получить необходимые доказательства точного отражения в финансовой отчетности бухгалтерских данных о наличии и движении всех запасов. Таким образом, аудиторская работа будет состоять из 3 частей:

• Действия, связанные непосредственно с самой проверкой.
• Изучение условий для выполнения поставленной задачи и планирование аудита.
• Составление заключения об ошибках и рекомендаций по их устранению.

Основные НПА, которыми необходимо руководствоваться при проведении аудиторской работы по контролю наличия и

2.6 Рабочие документы аудитора

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений.

Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них – в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета. 2 АУДИТ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ 2.

Система нормативного регулирования аудиторской деятельности, которыми следует руководствоваться аудиторам при осуществлении проверки достоверности информации учета материалов в бухгалтерской отчетности, а

Урок 4. аудит своими глазами. склад, или «за кулисами» производства

Любое производство, даже самое совершенное, имеет потенциал для улучшений, главное – уметь его увидеть. И проводить «Аудит своими глазами» мы начнем с, должно быть, самого неприметного места на всем предприятии – со склада.

Сюда редко приводят гостей или прессу, желая продемонстрировать свои успехи, этому месту никогда не отдается приоритет при проведении модернизации, но от того, как организована работа на складе, зависит своевременность выполнения заказов, бесперебойная работа в цехах и репутация всей компании.

Итак, отправимся на склад. Каким бы он ни был, какая бы продукция здесь ни хранилась, функция его остается неизменной: склад – это буфер, предназначенный для гармонизации мощностей участков, производства и продаж, совмещенный с зоной переработки товаро-материальных ценностей, где товар меняет форму, комплектность, состояние и т.д.

Видимыми базовыми элементами складской системы,

Аудит склада: цели, анализ эффективности работы склада

Отдел закупок может заказать такое количество товара, которое значительно превышает емкость склада.

Соответственно, перекрывается доступ к другим товарам, снижается скорость всех складских операций.

Казалось бы, ошибся отдел закупок, но склад выявляет проблему, как лакмусовая бумага.

1. Улучшение показателей эффективности работы.
2. Повышение эффективности управления товарными запасами.
3. Повышение эффективности алгоритма бизнес-процесса для выполнения складских операций.
4. Повышение уровня по эффективному использованию складской площади, складской техники.
5. Более эффективное использование бюджета содержания склада.

… а значит повышение показателей «здоровья» вашего склада!Как было у клиента до проекта Склад компании-дистрибьютора около 3000 квадратных метра, 10 метров высота до нижнего края балки, стеллажи в 4 яруса, доки, есть зоны отгрузки/приемки/готовых заказов/хранения/брака.

Аудиторы при проведении проверок таких предприятий обязательно знакомятся с заключениями своих предшественников.

Все замечания за прошлые годы должны быть устранены до начала новой проверки. Но часто возникают ситуации, когда о таких замечаниях «забывают». Например, при смене главного бухгалтера.

Поэтому оборудуйте рабочие места для них. Регистры учета у многих занимают целые тома.

Проверять их аудиторам неудобно, да и для фирм их дополнительная распечатка — новые расходы. Поэтому часто целесообразно открыть проверяющим доступ к бухгалтерской программе.

Аудит склада: «допрос» с пристрастием

Разложить по полочкам, как говорится, «отделить мух от котлет», ну и так далее.

Вы спросите, как это сделать? Как упростить, например, сложную и громоздкую систему учета и контроля товарных и финансовых потоков, или как оценить эффективность IT-системы крупной холдинговой компании, или как узнать, насколько эффективно обращаются вложенные вами деньги в модернизацию каких-либо систем и технологий, и как, наконец, узнать, когда же появится обещанная прибыль от этой модернизации?Отвечаю: есть два пути. Можно изобрести какую-нибудь еще более сложную систему, чтобы при помощи нее попробовать оценить вышеуказанные системы и в результате, возможно, все еще больше усложнить, а можно просто внимательно посмотреть на некие индикаторы, лежащие на поверхности, например на складе, и по ним сделать нужные выводы.А какие же важные индикаторы имеются на складе?За годы своей практики, занимаясь аудитом

Какие документы нужны для аудиторской проверки

В табл.

13.1 представлены примерные направления работ в этой области.Данные об организационной и штатной структуре заказчика (наличие зависимых организаций, структурных подразделений, отдельно хозяйствующих субъектов, отделов и служб заказчика и т.д.

) Учредительные документы, приватизационные планы, данные отдела делопроизводства, кадров, другие документы Устный опрос ответственных лиц1. Учредительные документы, распоряжения учредителей; 2. Документы на получение лицензий, патентов и др.

видов интеллектуальной собственности; 3. Материалы судебных разбирательств и Решений судебных, вышестоящих и местных органов; 4. Документы и отчеты по получению и использованию бюджетных средств; 5.

Отраслевые нормы, правила, указания; 6. Внутрифирменные инструкции и положения; 7. Штатное расписание. Коллективный договор.

Положение по оплате труда; 8.

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

На суммы поступивших от поставщиков материалов на основании расчетных документов производится запись на счетах:

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При учете материалов, поступивших от подотчетных лиц, в бухгалтерском учете производится запись на ос­новании приходных документов:

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии.
Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены.
На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

Понятие материально-производственных запасов определено в Положении по бухгалтерскому учету «Учет материально-производ­ственных запасов» (ПБУ 5/01).

Согласно ПБУ 5/01 к материально-про­изводственным запасам относят активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п.

при производстве продукции, предназначен­ной для продажи (выполнения работ, оказания услуг), для управленче­ских нужд организации, а также предназначенные для продажи.

Организация учета материально-производственных запасов (МПЗ) при­звана обеспечить решение следующих задач:

— Правильное и своевременное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов.

ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно.

Аудит склада: цели, анализ эффективности работы склада

Array( [0] => WP_Term Object ( [term_id] => 6 [name] => Экспертиза [slug] => articles [term_group] => 0 [term_taxonomy_id] => 6 [taxonomy] => category [description] => [parent] => 0 [count] => 153 [filter] => raw [cat_ID] => 6 [category_count] => 153 [category_description] => [cat_name] => Экспертиза [category_nicename] => articles [category_parent] => 0 ) )

Основной целью аудита склада (ауди́т от лат. audit — слушает) является получение объективных данных о состоянии системы логистики компании, возможность провести анализ эффективности работы склада.

В зарубежной практике существуют следующие виды аудита:

• Финансовый аудит-  проверка соблюдаются ли принципы и требования бухгалтерского учета.
• Операционный аудит– проверка алгоритмов бизнес-процессов.
• Специальный аудит– экспертное заключение определенной области деятельности, которую можно предоставлять другой стороне. Например, техническое задание на автоматизацию склада, логистический анализ, оптимизация работы склада, проект склада.

«Виноват» ли склад?

Склад – индикатор «здоровья» бизнеса, ведь именно на складе сосредоточена вся проблематика, связанная с неудовлетворительной деятельностью отделов закупок и продаж.

Отдел закупок может заказать такое количество товара, которое значительно превышает емкость склада. Соответственно, перекрывается доступ к другим товарам, снижается скорость всех складских операций.

Казалось бы, ошибся отдел закупок, но склад выявляет проблему, как лакмусовая бумага.

Аудит склада, каких результатов ожидать:

• • Повышение эффективности управления товарными запасами.
  • Более эффективное использование бюджета содержания склада.
  • Повышение уровня по эффективному использованию складской площади, складской техники.
  • Улучшение показателей эффективности работы.
  • Повышение эффективности алгоритма бизнес-процесса для выполнения складских операций.

… а значит повышение показателей «здоровья» вашего склада!

Практический пример организации деятельности складского хозяйства, нуждающегося в оптимизации работы склада и аудите складского хозяйства

Как было у клиента до проекта Склад компании-дистрибьютора около 3000 квадратных метра, 10 метров высота до нижнего края балки, стеллажи в 4 яруса, доки, есть зоны отгрузки/приемки/готовых заказов/хранения/брака.

Описание проблематики

В 9:00 перед доками наблюдается скопление автомобилей для загрузки и большегрузные фуры прихода. Автомобили грузятся вручную. Фуры прихода ждут, когда закончится погрузка расхода. Во время отгрузки расхода другие операции склада не выполняются. В зоне хранения и комплектации (включая проходы) много беспорядочно разбросанных, пылящихся товаров. Перемещение товара возможно не выше 3 яруса из-за техники. Соответственно, 4й ярус пуст на 90%, 3й ярус заполнен на 50%, 2й ярус переполнен. Маркирование товара производится либо без указания даты поставки, номера партии и кода товара, либо не маркируется вовсе. В инвентаризации товары 3-4 ярусов участия не принимают. Нет принципа расстановки товаров при приемке (FIFO, например). 1/3 товаров всего объема действительно оборачиваются, 2/3 – занимают место склада в качестве «мертвого груза». Брак располагается вместе со всеми остальными товарами, списание происходит 1 раз в неделю. Персонал склада работает по 3 месяца, от инвентаризации до инвентаризации. В главном офисе работают высокооплачиваемые специалисты по управлению товарными запасами, которые никогда не были на складе и не понимают алгоритм складских процессов. Бонусы от дистрибьютора за несогласованные в плане приходы партий товаров, которые превышают нормы приходов.

В результате замедлены или вовсе остановлены складские процессы. Склад переполнен «замороженными», плохо оборачивающимися товарами. Товары размещены в проходах. Расходы склада превышают доходы от бонусов.

Что делать? Нужна оптимизация склада!

Аналитика по ABC не покажет полную картину происходящего так, как оптимизация склада, анализ складской деятельности предприятия, аудит складского хозяйства, закупок, доставки. Аудит склада позволяет получить весь список проблем по приоритетности, устранить их.

Не замораживайте товарные запасы в неликвидных товарах, проводите меры по улучшению эффективности всей цепочки поставок, посещайте склад, общайтесь со складским персоналом, проводите анализ и контроль только реальных «живых» данных склада.

В свою очередь, эксперты ABM Cloud помогут провести анализ эффективности работы склада, оптимизацию склада, а также подготовят полный проект склада. Обращайтесь по номеру телефона: +7 (495) 204-15-09
+7 (727) 311-03-51
+380 (44) 207-39-55
+372 884-00-64 или по электронной почте sales@abmcloud.com!

Экспертиза по теме:

Как проводить аудит склада

Как проводить аудит склада
Дмитрий Перов, Руководитель отдела внедрения и сопровождения логистических систем компании ANT Technologies, [email protected] © ЛОГИСТИКА и управление www.logistpro.ru

Бизнес давно и успешно автоматизирован, в компании установлена ERP, а на складе WMS. Накоплен большой объем статистики в базах данных этих систем. Требуется большая работа, для того чтобы понять, где, когда и кто совершает ошибки и не вызваны ли эти ошибки неправильным построением бизнес-процессов компании.

Огромным плюсом данного проекта является глубокая заинтересованность и поддержка высшего руководства компании. Фактически это разрешение полной диагностики и готовность к любым процедурам, не только терапевтическим, но и хирургическим.

Можно менять физические и информационные процессы, схему мотивации персонала и т. д.

На первой встрече была определена стратегическая цель: «В ноябре 2008 года остатки товара на складе должны быть такими, чтобы можно было отказаться от аренды дополнительных складских площадей у сторонних организаций и не прибегать к их помощи на протяжении всего 2009 года. При этом оборот компании не должен снизиться». Финансирование реинжиниринга – из средств, сэкономленных в результате отказа от аренды дополнительных площадей, ликвидации товарных остатков, а также за счет улучшения операционных показателей склада.

Шаг 1. Проводим анализ

Начали, как обычно, с проведения АВС-анализа. Проводили его самым простым способом: до 80% товара – группа А; 80–96% – группа В, остальное – группа С. В одном отчете свели показатели по трем параметрам: в штуках, в объеме продаж и прибыли. Большинство товаров относится по всем вариантам к одной категории: ААА, ВВВ, ССС. Выяснилось, что основной оборот дают 24% товара.

Затем оценили излишний товарный запас. Сложили запас по каждой позиции категории С, если он превышает годовую продажу этого товара. Получилось около 400 т.

На первый взгляд для склада в 8000 паллето-мест не так уж и много, но с другой стороны, в связи со столь низкой оборачиваемостью возникает вопрос – а нужны ли эти позиции вообще? Вместе с руководством решили, что от таких позиций надо избавляться.

По АВС-анализу сложно судить, от каких именно позиций надо избавляться, поскольку есть товары, которые продаются в небольших количествах, но устойчиво. Отказаться от них – значит потерять пусть небольшую, но часть дохода.

Шаг 2. Определяем кривую продаж

Выявлению стабильности и нестабильности обычно служит XYZ-анализ. В теории все просто: стабильность определяется с помощью коэффициента вариации, рассчитываемого по формуле (чем выше коэффициент вариации, тем более нестабилен объект):               ni=1 (хi – х–)2 n =       n          ґ 100%,

                      х–

где xi – значение параметра по оцениваемому объекту за i-ый период;

x – среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа;

n – число периодов.

После расчета коэффициента вариации товары распределяются на группы, например, так:

группа X – объекты, коэффициент вариации по которым не превышает 10% (стабильная группа товаров);

группа Y – объекты, коэффициент вариации по которым составляет 10–25% (группа товаров средней стабильности);

Попробовали сделать расчет «в лоб» – получили, что все товары относятся к категории Z, что и ожидалось. Данный вариант расчета подходит только для такого бизнеса, в котором сезонность либо низкая, либо проявляется не у всех товаров. Тогда расчет позволяет выявить сезонные товары.

В нашем же случае сезонность такая, что некоторую часть времени товар не продается совсем, причем это относится практически к каждой позиции. В качестве примера на графике приведены продажи одного из товаров за последние 33 месяца. Циклы заметны невооруженным взглядом.

Каждые 12 месяцев картина повторяется, например, с 5 по 8, с 17 по 20 и с 29 по 32 месяц продаж практически нет. На графике построена линия линейного тренда, показывающая, что продажи из года в год растут.

Шаг 3. Определяем кривую неслучайного процесса

Таким образом, можно предположить, что существует два процесса. Один неслучайный, он определяется двумя факторами: трендом, показывающим, как растет среднее значение продаж данного товара, и коэффициентом сезонности, на который необходимо умножить значение тренда.

Второй процесс – случайный (модель), он вызывает отклонение реальных продаж от рассчитанного нами неслучайного процесса. Неслучайный процесс, наложенный на факт продаж по тому же товару, показан на графике оранжевой кривой. Провалы прогнозируются достаточно хорошо, а вот с пиками продаж есть проблема, методы борьбы с которой необходимо продумать.

Для иллюстрации специально не выбирался товар, для которого кривые идут близко.

Шаг 4. Вычисляем разность между моделью и фактом

Случайный процесс равен разности между моделью и фактом. На графике приведена кривая случайного процесса (модуль разности между моделью и фактом). Именно это отклонение мы будем учитывать в нашем коэффициенте вариации.

В приведенной выше формуле разность в числителе – это и есть наш модуль, а x в знаменателе будет средней величиной не от факта, а от значения модели. Таким образом, мы удалили из коэффициента вариации неслучайный процесс.

Для взятого примера коэффициент вариации будет равен 1,27 (127%).

Шаг 5. Определяем фактические продажи

Возможно, для данного товара существует и более приближенная к реальности модель, но нас интересуют практические аспекты, поэтому для наших целей мы считаем данную модель адекватной.

Для большей уверенности мы сделали для нескольких десятков товаров такой расчет: взяли фактические продажи без последних трех месяцев, провели расчет модели и спрогнозировали на три месяца вперед. Получилось вполне похоже на реальность.

Для того чтобы не ошибиться с уровнем запасов на пиках, мы применили следующий прием: умножили нашу модель на 1 + коэффициент вариации. Как можно видеть на графике, фактическая кривая почти всегда лежит между двумя кривыми нашей модели.

Шаг 6. Анализируем сверхнормативные запасы

Посмотрим, почему создается сверхнормативный запас. У нас уже есть ответ на этот вопрос – его может дать наша модель. Представим, что в точке ноль оси времени у нас нет запаса, и мы прогнозируем продажу в первый месяц по оранжевой пунктирной кривой с учетом случайной составляющей. Для этого нам надо купить то количество, которое должно быть продано за первый месяц.

Но реально мы продадим не это количество, а то, что показывает кривая фактических продаж. В следующем месяце мы докупим столько, сколько необходимо, чтобы дополнить запас товара до нашего прогноза. Если оставшийся запас больше – ничего не покупаем. На графике закупки показаны оранжевой линией, а остатки в конце месяца – голубой.

Как можно видеть, в месяцы, когда продаж нет, остатки на складе есть. Это вызвано тем, что спад продаж резкий, а перед ним идет пик. Запасаясь для обеспечения пика, мы и создаем те самые сверхнормативные запасы. Линейный тренд остатков в данной модели носит убывающий характер, но он разный для различных товаров. К тому же это наша идеальная модель остатков.

На самом деле оранжевая пунктирная кривая прогнозировалась интуитивно и реальные запасы даже больше, чем в модели.

Шаг 7. Мероприятия по борьбе с излишним запасом

Для борьбы с излишним запасом необходимо заказывать более мелкие партии каждого товара. Это не так просто. Сегодня отдел закупок пользуется историей продаж из ERP и интуицией. Результат такой работы закупщиков и инициировал наш проект.

Необходимо выстроить новую модель закупок и создать на ее основе удобный программный инструмент. Модель продаж, построенная в данной статье, будет использована нами в дальнейшем для расчета коэффициента вариации и учета его в XYZ-анализе и составления плана продаж.

Мы уже сделали ТЗ на АВС-XYZ-анализ, и программисты делают по нему реализацию в ERP. Просчитать в Excel 4000 товаров – непростая задача, поэтому в замечательном табличном процессоре мы только моделируем подходы к нашим проблемам. Рассчитывать данные для реальной работы мы будем в ЕRP.

Логическая схема инструментальных программных средств будет рассмотрена нами в следующей статье. Затем мы построим модель закупок.

Далее – спроектируем инструменты и мероприятия реинжиниринга, регламенты и мотивацию и применим это все на практике.

Что получится в итоге, мы не знаем, но уверены, что будем вести проект к сформулированной нами цели и в ноябре склад будет свободен от летнего товара.

Как проводить аудит поставщиков. Вопросы и решения — Наталья Уразова. Тренер по закупкам и производству

Пример.

На момент выбора поставщик предоставил отличные образцы продукции, сертификат по ISOи дал лучшие цены с большим, чем у конкурентов, сервисом.

6 месяцев работы показали следующие результаты: 3,5% поставок несоответствующего качества продукции с последующим возвратом и заменой, 7% поставок с задержкой от двух до пяти дней, 9,2% поставок с несоответствием в комплектации и сопровождающих документах. Реальное сотрудничество показало низкую способность поставщика обеспечивать необходимую потребность.

Обращение к поставщику с предложением провести аудит вызвало негативную реакцию: «Мы и так на вас фактически не зарабатываем! У нас СМК подтвердили европейские аудиторы.

Что вы там сможете проверить?! У нас всё нормально! Мы же моментально реагируем на все проблемы!», то есть поставщик продемонстрировал не только низкую способность обеспечивать качество, но и абсолютную неготовность к сотрудничеству в области качества и снижения затрат, считая что у него «всё нормально».  Поставщик даже не задумывался, что постоянное тушение пожаров ложится на себестоимость и не дает зарабатывать. На этого поставщика приходилось 40% объема закупаемой продукции, которая относится к основным материалам.

Цели аудита

Итак, обозначим основные цели аудита:

1. Проверить способность поставщика производить и поставлять продукцию, соответствующую нашим требованиям и согласованному уровню сервиса;
2. Определить способность и готовность поставщика повышать качество производимой продукции и уровень сервиса.

Предмет аудита

Для этих целей нам необходимо проверить:

1. Процесс производства;
2. Систему поставок;
3. Организацию сервиса;
4. Систему управления качеством.

Виды аудита

Есть три вида аудитов:

1. Аудит потенциального поставщика
2. Ситуативный аудит, устанавливающий причины проблем с качеством и/или другими проблемами поставок от действующего контрагента
3. Мониторинговый регулярный аудит

По каким товарным группам проводится аудит поставщиков?

Проведение аудита поставщиков — затратное мероприятие, которое требует еще и много времени. Даже если у вас всего 400 поставщиков, то при проведении ежегодного аудита вам придется проводить по 33 аудита в месяц. Проведение тотальной оценки всего портфеля поставщиков, конечно же, невозможно.

В зависимости от места нахождения поставщика (в вашем округе или за тысячу км, внутри страны или за рубежом) следует добавить расходы на служебные командировки. Поэтому предприятия должны, прежде всего, определить приоритеты для проведения аудита.

Для этого отдел снабжения должен дать ответы на следующие вопросы:

• по каким товарным группам проводится аудит,
• какие поставщики проходят аудит,
• насколько полным должен быть аудит,
• как часто следует проводить аудит,
• кто проводит аудит.

Так по каким товарным группам проводить аудит? Если рассматривать матрицу «финансовые риски – риски поставок», то будет понятно, что аудиту подлежат поставщики тех товаров, оборудования и материалов, которые несут наибольшие затраты на закупку и серьезно влияют на деятельность предприятия, а также имеют сложную спецификацию, требующую высокой технологической компетентности поставщика.

Например, к эти группам можно отнести сырье, оборудование, упаковку и комплектующие. Из всей номенклатуры это будет не более 20% закупаемой продукции, но затраты на эти группы составят свыше 70%. Как правило, к этой группе можно отнести материалы с высокой степенью критичности для нашего производства.

Однако, нам по всем товарным группам требуется надлежащее качество, оптимальная цена и низкие издержки по процессам. Неужели для поставщиков некритических материалов не проводить оценки? Тоже не вариант, ведь таких товаров как раз очень много в номенклатуре и мы рискуем нарваться на большие издержки по процессу. 

И что же делать? Здесь нам надо будет ответить на вопрос:

Насколько полным должен быть аудит?

Давайте рассмотрим возможные процедуры аудита.

• Самооценка поставщика по опроснику. 
• Оценка поставщика на предприятии одним или двумя специалистами (интервью, наблюдение) с помощью опросника.
• Тщательная экспертиза группой аудиторов.

На стадии выбора поставщика

В большинстве случаев достаточно самооценки поставщика, образцов продукции, различного рода сертификатов и отзывов других клиентов.

Важно сделать хороший опросник для самооценки. В него должны быть включены следующие основные разделы:

1. Производство (подразделы: разработка, планирование выпуска продукции, работа с заказчиком, планирование потребности, производство, обслуживание, мониторинг и измерение, управление несоответствиями, анализ и усовершенствование);
2. Система поставок (подразделы: закупка, склад входящей продукции, склад готовой продукции, траспортная логистика, работа с рекламациями);
3. Ресурсы (подразделы: человеческие ресурсы, оборудование, инфраструктура, рабочие условия, культура безопасности);
4. Система контроля качества и ответственность руководства.

Вопросы должны звучать так, чтобы на них можно было ответить «да», «нет», «частично». Например, из подраздела «Закупка»: «Существуют ли установленные критерии оценки ваших поставщиков?». При ответе «нет» 0 баллов, при ответе «частично» 1 балл, при ответе «да» — 2 балла.

Аудит поставщиков. Фрагмент оценочного листа. Процесс закупки

Вы можете сами установить рейтинг. Например, 0/3/6 баллов соответственно.

При проблемах качества действующего поставщика

Ситуативный аудит необходимо проводить самостоятельно, особенно, если это поставщик материала, достаточно критичного для производства и с высокими финансовыми рисками. Такой аудит связан с рекламациями и значительными экономическими потерями. 

В некоторых случаях ситуативный аудит проводится на основании регулярной оценки деятельности поставщика при наличии отрицательной динамики. Например, мы установили некий порог нормы, ниже которой пора бить тревогу и предпринимать серьезные действия.

На рисунке установленный порог равен 3 баллам и явно заметно снижение показателей поставщика. производился ежемесячно.

Снижение уже в третьем месяце (с 3,7 до 3,3) должно было побудить закупщика сделать запрос на самооценку поставщика и на причины снижения показателей.

 Фрагмент рейтинга поставщика по установленным показателям KPI регулярной оценки деятельности

В данном случае мы видим, что иногда можно предупредить необходимость затратного аудита, если внимательно следить за деятельностью поставщика и обращать внимание на ключевые показатели эффективности поставщика.

При необходимости проводить ситуативный аудит (в примере – на 5 месяце) собирается команда из тех специалистов-аудиторов, которые являются экспертами именно в области снижения показателей. Как правило, аудит занимает один день. В некоторых случаях мы обращаемся к внешним аудиторам.

Мониторинговые аудиты

Такие аудиты проводятся планово для подтверждения квалификации поставщика и с целью повышения качества и усовершенствования. Здесь надо напомнить, что ежегодно мы повышаем уровень KPI для поставщика, добиваясь значения «0 дефектов» по продукции и процессам.

Предположим, показатель качества в 99,3% был нормой в прошлом году, на следующий год надо повысить этот показатель. Мониторинговые аудиты тоже можно проводить с помощью процедуры самооценки, дополняя оценкой собственного аудитора по тому же опроснику.

Такие аудиты также не занимают более одного дня.

Если же нам необходимо поработать над усовершенствованием в рамках проектов по снижению совокупной стоимости владения или улучшению  нашей продукции, то здесь собирается команда из экспертов получателя и поставщика для анализа процессов и разработки предложений по развитию.

Здесь стоит вспомнить о стоимости аудита и такой командной работы и понять, что ожидаемые результаты такой деятельности должны серьезно превышать затраты (как и степень ожидаемых рисков при отсутствии внимания).

Кто проводит аудит

Аудит может проводить само предприятие-получатель или независимая организация. Предприятие-получатель всегда должно учитывать свои собственные расходы при проведении аудита собственными силами. 

Мы уже говорили, что можно проводить простые формы аудита: поставщик сам по опросным листам покупателя проводит аудит или один представитель покупателя осуществляет наблюдение по опросным листам.

Для проведения более сложного аудита создается межфункциональная команда покупателя. Если компания серьезно относится к управлению производительностью поставщиков, то создается аудиторский отдел.

Также можно обратиться к независимой организации, осуществляющей аудит.

Опросные листы для аудита должны ориентироваться на элементы аудита, проводимого официальными сертифицирующими организациями, и дополняться следующими специфическими требованиями предприятий:

• отборы образцов,
• процессы контроля,
• процессы и форматы документирования результатов,
• процессы улучшения,
• требования к технологии и логистике.

Выше мы уже говорили о разделах опросных листов. 

Процесс проведения аудита

Процесс проведения аудита может выглядеть следующим образом:

• извещение: поставщики получают извещение о проведении аудита в письменном виде. Поставщикам сообщается также об объеме аудита, сроках проведения, продолжительности (как правило, это один день) и лицах, которые будут проводить аудит;
• подготовка поставщиков к аудиту: для подготовки к аудиту поставщик получает опросный лист. Поставщик может заранее подготовить все необходимые документы. Одновременно поставщик заранее должен предоставить аудиторам документацию по управлению качеством (инструкции, результаты проверки процессов);
• проведение аудита на месте: аудит проводится командой предприятия-получателя, составленной по принципу пересечения функций. В команду входят представители отделов снабжения и обеспечения качества. Она может быть дополнена представителями производственных и научно-конструкторских отделов. Начинается аудит с вводной беседы. Затем проверяются все процессы в их прохождении в соответствии с перечнем задач аудита. Дальнейшее проведение аудита согласовывается в ходе последующих переговоров;
• анализ: после завершения аудита аудиторы должны в обязательном порядке изложить результаты в письменном отчете, в котором они еще раз анализируют слабые места. Только после этого можно обсуждать эти проблемы у себя на предприятии и у поставщика. По результатам отчета проводится разбивка на категории, выводятся необходимые корректирующие мероприятия и указываются сроки их реализации. Поставщик обязательно должен получить отчет об аудите.

Поставщик по результатам аудита составляет ПКМ (план корректирующих мероприятий), в котором должны быть отражены все необходимые для дальнейшего взаимодействия изменения в процессах поставщика. Отслеживайте основные вехи проекта по улучшению, чтобы убедиться в надежности поставщика и его готовности к сотрудничеству.

Польза аудита

Предприятие-покупатель

• получает представление о ситуации, в которой находится поставщик
• целенаправленно изучает слабые стороны поставщиков и может обсудить имеющиеся проблемы
• формирует четкие требования к поставщику и исследует способность поставщика их выполнить
• аудит вынуждает системно подходить к оценке поставщиков
• результаты аудиторских проверок являются основой для мероприятий по «воспитанию» поставщика в рамках системы управления производительностью поставщиков

Предприятие-поставщик

• получает перечень мероприятий для повышения уровня качества и снижения затрат
• получает объективные данные о своих слабых местах и предпочтениях потребителя
• происходит обмен «ноу-хау»
• аудит помогает поставщику подготовиться к аудиту, проводимому специализированными сертифицирующими органами (например, по нормам ИСО)

Список книг по закупкам