Сколько хранить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Какой срок хранения кассовых документов?

Все юридические лица, компании и индивидуальные предприниматели, в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации, обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы. Эти бумаги являются подтверждением понесенных расходов, доходов, а также основанием для исчисления суммы налога.

Ответственным за хранение документации является руководитель организации. Тем не менее, это должностное лицо может передать свои полномочия другому сотруднику. Индивидуальные предприниматели несут ответственность за сохранность бумаг самостоятельно.

Законодательством предусмотрены штрафы за уничтожение или потерю документов ранее разрешенного срока. Особенно строгими являются требования для первичной документации, к которой и относят кассовые документы.

Не нарушать правила бухгалтерского и налогового учета, а также избежать нежелательных штрафов поможет привлечение к делу опытного бухгалтера.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 45 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Какие документы считаются кассовыми?

Центробанк Российской Федерации дает четкие указания по поводу документов, которые используются при оформлении кассовых операций:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО). Этот документ необходим для фиксирования поступлений денежных средств в кассу организации. Если при внесении наличности оформляется чек (при условии наличия кассы) или бланк строгой отчетности, то достаточно будет оформить один ПКО в день. В остальных случаях каждая операция должна быть задокументирована отдельно.
2. Расходный кассовый ордер (РКО). Этот документ оформляется каждый раз при расходовании денежных средств из кассы. Держатель кассы выдает деньги лицу после идентификации его личности по паспорту или иному документу по РКО, подписанному главным бухгалтером.

Также существует документация, которая используется при оформлении операций с кассой, но, по мнению Центробанка, к таковой не относится.

Например, кассовая книга — своеобразный реестр, отражающий все ПКО и РКО. Стандартно оформляется единожды в сутки, кассир указывает остаток денежных средств на конец рабочего дня.

Если в организации не один кассир, а например, старший и младший сотрудник, то также используется книга учета, которая подтверждает факт передачи денег.

Кроме того, существуют расчетно-платежная и платежная ведомости, используемые для учета выплат сотрудникам.

В течение какого срока необходимо хранить кассовые документы?

Требования в отношении срока хранения документации указаны как в законодательных актах по налогам и сборам, так и в законе «О бухучете». Причем нормы различаются. В частности, налоговое законодательство закрепляет четырехлетний срок хранения для документов, отражающих доходы и расходы организации.

Согласно законодательству в сфере бухгалтерского учета, финансовая документация должна храниться в течение 5 лет после отчетного периода.

Более того, в обязанности юридического лица входит организация хранения таким образом, чтобы бумаги оставались в целости и сохранности в течение всего необходимого срока.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что документация должна сохраняться в течение 5-летнего периода. Учтите, что даже при ликвидации компании данное правило остается актуальным. Уничтожать документы раньше времени все равно не стоит.

Ответственность за утрату документов

Руководитель организации несет полную ответственность за обеспечение целостности и сохранности первичной документации в течение установленного законом срока.

В случае отсутствия бумаг организация будет наказана. Если отсутствие первичной документации для расчета налогооблагаемой базы будет обнаружено налоговой инспекцией, то придется оплатить штраф, в соответствии с Налоговым кодексом, в размере 10 000 рублей (при нарушении только в одном периоде).

А для злостных нарушителей штраф вырастет до 30 000 рублей, так как это является грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Кроме того, предусмотрена и административная ответственность за отсутствие документов. Должностное лицо заплатит до 10 000 рублей, а при повторном нарушении штраф будет увеличен в 2 раза.

А если документация хранится без должного внимания, то придется заплатить еще от трехсот до пятисот рублей. Соответственно, советуем вам уделить должное внимание ответственному хранению документов. Это поможет избежать лишних затрат и внимания налоговой инспекции к вашей организации.

Источники:

Порядок ведения кассовых операций

Налоговый кодекс о сроке хранения документов

Хранение документов бухгалтерского учета

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету

Сколько хранить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно.

В силу статьи 10 «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике.

Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике).

Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

• Для приходных ордеров.
• Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно.

Инструкция: заполняем журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет.

Так же должность и ФИО ответственного лица. Далее, заполняем табличную часть.

Каждый лист разделен на две части: в левой части – регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой – расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково. Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе. Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — образец

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв.

постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003). Обложка журнала содержит такие сведения, как:

1. наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
2. период, за который ведется журнал;
3. должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

Далее идет таблица, в графах которой отражаются:

1. сумма, на которую составлен документ;
2. номер и дата приходного или расходного документа;
3. примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.

Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – применение, порядок заполнения и хранения

А выданные кассиром, расходными (РКО) соответственно.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Вместо расходника, распоряжением к выплате наличных из кассы, могут послужить платежные ведомости, счета на оплату или заявления на выдачу финансов. Каждый такой документ обладает своим цифровым кодом, присвоенным ему согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 11-93):

1. Ф. 0301011 – Ведомости платежные;
2. Ф. 0310001 – Приходники;
3. Ф. 0310002 – Расходники;
4. Ф. 0301009 – Ведомости расходно-платежные.

Любые документы кассовой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты:

1. Стороны, принимавшие участие в сделке;
2. Характер операции;
3. Название и адрес компании;

Срок хранения кассовых документов в организации

№ 402-ФЗ «О бухучете» (ст.

29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет). Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет). Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г.

№ 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм).

На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции. Исключением являются зарплатные платежные ведомости.

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

1. наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.
2. строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
3. наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО.

Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – применение, порядок заполнения и хранения

Все денежные потоки должны контролироваться и учитываться, как известно, деньги любят счет. Данный процесс было бы невозможно осуществлять без документального подтверждения. В связи с этим законодательством РФ установлены формы документов, сопровождающих все операции с финансами и стандарты их оформления.

Единые формы и бланки приняты для так называемой простоты общения между компаниями и различными государственными структурами. Трудно даже представить, сколько времени и сил понадобилось бы затратить контролирующему лицу, разбираясь в записях на полях старых газет и в потрепанных блокнотах.

Все существенные финансовые операции совершаются через кассу компании, основываясь на письменном распоряжении из бухгалтерии. Кассир наделен материальной ответственностью, за состояние вверенной ему наличности и отчитывается за свои действия путем кассовых документов, считающихся письменным доказательством свершения любых хозяйственных операций.

Приходная и расходная кассовая документация: понятие и назначение

Скачать бланк журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО 3).

Средства, поступившие в кассу компании, фиксируются приходными кассовыми ордерами (ПКО). А выданные кассиром, расходными (РКО) соответственно. Вместо расходника, распоряжением к выплате наличных из кассы, могут послужить платежные ведомости, счета на оплату или заявления на выдачу финансов.

Каждый такой документ обладает своим цифровым кодом, присвоенным ему согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 11-93):

• Ф. 0310001 – Приходники;
• Ф. 0310002 – Расходники;
• Ф. 0301011 – Ведомости платежные;
• Ф. 0301009 – Ведомости расходно-платежные.

Любые документы кассовой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты:

• Название и адрес компании;
• Характер операции;
• Стороны, принимавшие участие в сделке;
• Дату и время составления (совершения операции) и порядковый номер документа;
• Сумма наличности (цифрами и прописью);
• ФИО и подпись ответственного лица.

Кассовая документация оформляется в бухгалтерии, сотрудником, назначенным письменным приказом руководства. Затем они вручаются кассовому работнику для проведения операции. Он в свою очередь, перед выдачей финансов обязан убедиться в правильном оформлении документов и в подлинности подписи распорядителя (главбуха, директора и т.д.)

При получении наличности кассиром, корешок ПКО должен быть подписан и передан лицу, оплатившему сумму, а сам ордер, подписанный этим лицом, останется у кассира. Расходник подписывается человеком, получившим средства, и визируется штампом «Оплачено», иначе доказать факт выплаты будет невозможно.

Перед закрытием трудовой смены, основываясь на расходниках и приходниках, подсчитывается остаточная сумма налички в кассе компании, по формуле:

ОНКС= ОННС + Приход – Расход,где ОНКС – финансовый остаток на конец смены,

ОННС – финансовый остаток на начало смены.

Пересчитанная фактическая наличность должна совпасть с документальным остатком копейка в копейку, хотя в некоторых учреждениях допускается погрешность, определенная уставом. Переправления и зачеркивания в таковых документах не допустимы, при любых ошибках документ ликвидируется и оформляется заново.

О применении ПКО рассказано в следующем видеосюжете:

Назначение журнала

Перед передачей кассовому сотруднику тот или иной документ обязательно регистрируется в журналах приходных/ расходных кассовых документов. Фиксацию выполняет сотрудник бухгалтерии или другое ответственное лицо, определенное приказом руководителя компании.

Делается это с той целью, чтобы в руки к кассовому работнику не попал поддельный документ, и капитал не был потрачен мошенническим путем. В конце трудовой смены производится сверка зарегистрированных бумаг с ордерами, опираясь на которые действовал кассир в процессе всего дня.

Для каждой организации устанавливается кассовый лимит, превышать который категорически запрещено. Все наличные средства, сверх этого лимита должны храниться в банке. Определяется размер лимита Центробанком и обсуждается с руководством компании, в индивидуальном порядке.

Ведение регистрационного журнала позволяет определить денежный остаток в кассе на любой момент, что облегчает и ускоряет работу контролирующих органов во время проверки.

Регулирование ведения финансовых расчетов является прерогативой Центробанка РФ, им утверждены нормативные акты, коими руководствуются все учреждения, оформляя кассовую документацию.

Это положения о:

• порядке ведения кассовых операций в РФ;
• правилах организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Цель этих нормативных актов очевидна: определение общих правил по работе с денежным капиталом в пределах РФ, а ведение регистрационного журнала позволяет соблюдать установленный порядок, упростить отчетность, избежать подделки и утери первичных документов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Правила оформления

Журнал заводится на этап времени, определенный уставом компании. Все его страницы должны нумероваться, прошиваться и закрепляться печатью предприятия.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов включает в себя две основные части: титульный лист и страницы учетной книги.

Его можно заполнять печатным либо электронным способами или заполнять вручную, чернилами или шариковой ручкой исключительно синего цвета.

Данный учетный журнал должен оформляться согласно унифицированной форме КО-3, утвержденной на законодательном уровне постановлением Госкомстата РФ от 18/08/1998г №88, Ф. по ОКУД 0310003.

Титульный лист учетной книги непременно содержит определенную информацию:

• Наименование самого документа;
• Название учреждения;
• Код по ОКПО (общий классификатор предприятий и организаций);
• Даты начала и окончания ведения журнала;
• ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение книги.

Далее следует стандартная таблица, состоящая из двух основных частей. Левая часть содержит информацию обо всех приходах в кассу компании, правая часть – для расходной документации.

Важный аспект: РКО на выдачу зарплаты и аналогичных платежей могут быть зарегистрированы лишь после осуществления операции.

Может случиться, что по каким-либо причинам сотруднику не удастся получить финансы, или в кассе не хватит денег на подобную выплату, а ордер действителен только один день (на дату его составления).

Таким образом, на следующий день документ утрачивает свою силу и актуальность, и регистрация такого документа является грубым нарушением.

Помимо этого обязательным условием заполнения регистрационной книги считается соблюдение сквозного нумерационного порядка (после номера 56 непременно следует 57, и никак иначе). Недействительный ордер будет уничтожен, документы, составленные после него, должны быть перенумерованы, а переправления и помарки в регистрационном журнале непозволительны.

Поэтапная инструкция по заполнению

Форма КО-3 содержит таблицу из восьми столбцов. Графы с первой по четвертую отведены для приходников, с пятой по восьмую – для расходной документации.

Рассмотрим подробнее, что писать в каждом столбце, согласно их нумерации:

1. Дата составления ПКО.
2. Порядковый номер ПКО.
3. Сумма поступившей наличности.
4. Источник денежного поступления.
5. Дата составления РКО.
6. Порядковый номер расходника.
7. Сумма выплаты.
8. Кому выданы деньги и на что потрачены.

Пример заполнения регистрационной книги:

Образец заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

В журнал заносится вся информация об актах и ордерах, подтверждающих любые движения денежной наличности, что позволяет без труда отслеживать доходность и затраты компании за любой промежуток времени, а так же контролировать документооборот на предприятии.

Перед регистрацией каждый акт подвергается тщательной проверке на предмет правильного оформления, отсутствия правок и ошибок, наличия подписи и печати руководителя (или другого уполномоченного лица). При выявлении малейшего несоответствия документ не может быть зарегистрирован и отправляется на доработку.

Правила ведения и хранения. Штрафы и санкции за их нарушение

Ведется регистрационная книга чаще всего сотрудником бухгалтерии, иногда самим кассиром. В любом случае это исполнитель, назначенный приказом руководства к выполнению данных обязанностей, с которым заключен договор о материальной ответственности.

Что касается сроков хранения, регистрационная книга относится к типовым управленческим архивным документам и должна храниться на предприятии в течение пяти лет после окончания отчетного периода (конечной даты ведения журнала).

Согласно Федеральному закону №402 от 06/12/11г компания обязана создать оптимальные условия для хранения архивных документов и предоставить любой из них по первому требованию контролирующего органа.

В случае возникновения спорных вопросов и судебных разбирательств, подобные документы хранятся в архиве до выяснения всех обстоятельств и прекращения судебного делопроизводства.

Нарушителям правил кассовой дисциплины и ведения денежных операций грозит административная ответственность в виде штрафа (ст15п1 КоАП РФ):

• Должностным лицам от четырех до пяти тысяч рублей.
• Организациям и юридическим лицам от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Данные цифры являются убедительным призывом соблюдать порядок в кассовых документах и избегать различных недоразумений и ошибок в ведении отчетности.

Порядок заполнения Журнала в 1С рассказан в данном видео уроке:

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

• приходные;
• расходные;
• регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

• приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
• расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
• кассовая книга — № КО4 (КК);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

• название;
• дата его составления;
• наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
• содержание операции;
• количественные и денежные измерения операции;
• должность лиц, совершивших и оформивших;
• подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

• суть операции вносится в строчке «Основание»;
• общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
• данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

• наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
• строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
• наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

https://www.youtube.com/watch?v=16VX1VxkOFg

Что же касается штампа «Погашено»:

• он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
• может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

1. Прошить.
2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

• № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
• столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

• отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
• в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

• неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
• над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
• возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
• подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
• исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Порядок и образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём.

Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота.

Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.

Кто занимается заполнением журнала регистрации

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации.

Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор.

Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах.

Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру.

После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией.

Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции.

Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Далее по факту поступления денежных средств в кассу кассир должен оторвать заполненную квитанцию и передать лицу, внёсшему в эту кассу наличные. А приходный ордер удерживается в кассе.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

Далее расходный ордер переходит к кассиру, который проводит анализ правильности составления РКО. После проверки соответствующие графы заполняет лицо, получающее наличные средства и сам кассир.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

1. Конкретное название документа.
2. Название организации.
3. Код по общему классификатору (ОКПО).
4. Период начала и окончания заполнения.
5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа — о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило — соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.