Как подписать папку с зарплатой

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно.

В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Голосование:

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.д.

На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов.

Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года. При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т.

д. В дела с приказами по личному составу не помещаются документы — основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело:

«Документы — основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)»

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г.

Какие папки должны быть в Вашей бухглатерии?

Наш документ показывает наглядно , какие же папки лучше иметь в организации, чтобы документы сразу легко и просто было найти в них.

Да и процессы архивирования в дальнейшем тоже облегчаются. Ведь у всех документов свой срок хранения. И конечно в содержатся папки не только бухгалтерские, но и для юристов, и для кадровиков.

Кроме того, наша технология предлагает цветовое разнообразие папок. То есть, не так, как принято во многих организациях, все папки одного года – зеленого цвета, другого – красного и т.д. По нашей технологии один цвет объединяет папки, в которых хранятся документы, объединенные каким-то одним признаком.

Как подписать папку с документами образец

Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

С помощью шила делаем три отверстия.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Как упорядочить документы

Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации. Этап 1. Изучите документы. Этап 2.

Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п. Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку.

Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры. Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии.

По закону копии документов хранятся до минования надобности.

После этого их можно уничтожить.

Этап 5. Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба).

Как правильно сшивать документы

Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь.

Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной . Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной . Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Вход на сайт

[e-mail скрыт] Беларусь Написал 4 Репутация: 9 декабря 2012, 10:35 Добрый день, помогите мне, пожалуйста.

Работаю первый месяц и столкнулась с первой проблемой: у нас в бухгалтерии ниет номенклатуры вообще, хочу ее оставить, но не могу понять как правильно подшивать документы.

До меня у бухгалтера были папки: зарплата(май, июнь, июль и т.д.)куда она подшивала табеля, начисления, удержания, расчет отпускных и окон.расчета короче все, что было проплачено и вз. именно в этом месяце, зар.

плата общая папка, там списки на банк, приказы и выплаты(например, командировочные, пособия, зарплата), папка больничные листы,папка льгота по подоходному налогу, штатное расписание и папка приказов(например по надбавкам).

Помогите, пожалуйста, разобраться в этом бреде.

Как правильно, и главное куда и что подшивать нужно. Должна ли быть отдельная папка по приказам, табелям или.

plbarber.ru

Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.

Комплектование включает в себя определение: Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Как упорядочить документы. Основные этапы Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.

Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов».

Как подшивать бухгалтерские документы

2 сентября 2011 Автор КакПросто!

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике. Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

Как подписать папку с зарплатой

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым, поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России.

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
Т-54 Форма «Лицевого счета»;
Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.

При копировании информации ссылка обязательна.

Закрываем год. Обязательные документы по оплате труда

Первичные учетные документы для отражения расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1).

При этом указано, что постановление № 1 принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Из этого можно сделать вывод, что унифицированные формы, утвержденные указанным постановлением, продолжают действовать и после 01 января 2013 года (т.к.

их применение обусловлено не законом о бухгалтерском учете, а другим законодательным актом — Трудовым кодексом).

Анализ указанных форм показывает, что, несмотря на относительно “молодой” возраст — они введены в действие в 2004 году, все они разрабатывались для ведения “ручного” расчета заработной платы, т.е.

без использования специальных программ для расчета заработной платы.

По мысли законодателя (в данном случае, Госкомстата РФ), расчет заработной платы (вне специальных программ) должен осуществляться следующим образом:

1. Заполняется табель (форма № Т-12 или Т-13). В начале месяца сотруднику, ответственному за ведение табеля, выдается бланк табеля (совсем пустой или с заполненными ФИО).

Ежедневно ответственный сотрудник отмечает по каждому работнику явку/неявку (при сплошном способе регистрации) или только неявку (при используемом способе регистрации отклонений) с указанием причины.

По окончании месяца ответственный за ведение табеля подсчитывает общее количество дней и часов, отработанных и пропущенных каждым работником, и табель, подписанный руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

2. На основании табеля бухгалтерия производит расчет заработной платы (на калькуляторе) последовательно по каждому работнику.

2.1. Из табеля в лицевой счет (форма № Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).

2.2.

Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61).

2.3. Рассчитываются основные начисления в соответствии с используемой системой оплаты труда (по окладу/тарифу, по сдельным расценкам, премии и т.п.).

2.4. Результаты всех произведенных расчетов заносятся в лицевой счет сотрудника (форма № Т-54) по соответствующим графам (видам оплат) .

2.5. В специальном регистре налогового учета по НДФЛ (в соответствии с требованиям п.1 ст.230 НК РФ) рассчитывается НДФЛ за месяц (нарастающим итогом с начала года с учетом налоговых вычетов и ранее удержанных сумм).

2.6. В лицевом счете отражаются все удержания из заработной платы (включая НДФЛ и межрасчетные выплаты).

2.7. Высчитывается сумма к оплате.

На основании лицевых счетов всех работников составляется расчетно-платежная (по форме № Т-49) или расчетная ведомость (по форме № Т-51): последовательно по каждому работнику данные переносятся из лицевого счета в ведомость. Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется.

4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье “Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия”).

Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье “Порядок расчета заработной платы в 1С”. Для выполнения же требований Трудового кодекса и Госкомстата РФ необходимо, чтобы по результатам каждого месяца или календарного года имелись на бумажном носителе:

I) Табель учета рабочего времени за месяц — формы № Т-12 и Т-13 (последняя применяется при автоматизированной обработке учетных данных) (порядок подготовки табеля при ведении учета в программе 1С ранее изложен в вышеупомянутой статье “Порядок расчета заработной платы в 1С”; практическое применение табеля при расчете зарплаты в 1С изложено в статье “Способ распределения заработной платы по объектам учета в 1С”).

II) Расчетные и/или платежные ведомости — формы № Т-49, Т-51, Т-53. Надо сказать, что с точки зрения практического применения формы № Т-49 и Т-51 являются гораздо менее наглядными, чем, скажем, расчетная ведомость в произвольной форме, формируемая в 1С.

Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии.

Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).

В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”.

Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.

III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).

IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

V) Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма № Т-61 (по факту увольнения).

VI) Справки-расчеты для начислений по среднему заработку и больничным листам (по каждому соответствующему факту) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

Рекомендуем к прочтению: Как состарить документ для экспертизы

VII) Регистр налогового учета по НДФЛ за календарный год ( по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

VIII) Регистр учета начисленных страховых взносов за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

О необходимости применения после 2012 года документов, указанных выше в пунктах I-V, по формам, утвержденным постановлением № 1, пишет и Минфин РФ в Информации № ПЗ-10/2012 (пояснениях к новому закону о бухгалтерском учете № 402-ФЗ): формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, продолжают оставаться обязательными к применению (см.также статью “Пояснения Минфина к новому Закону о бухгалтерском учете»).

Черненко Ольга к записи Отчуждение акций ЗАО участникам
Екатерина к записи Отчуждение акций ЗАО участникам
Черненко Ольга к записи Отчуждение акций ЗАО участникам
Galina к записи Отчуждение акций ЗАО участникам
Черненко Ольга к записи Способ распределения заработной платы по объектам учета в 1С

Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила

Марина Ризванова, генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать.

Нужно решить, от каких бумаг можно избавиться, а какие придется хранить еще какое-то время. Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты.

При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Первичные документы по учету заработной платы

Как подписать папку с зарплатой

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства.

Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

«Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки».

Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Преимущества кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России.

Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
Расчетная ведомость (форма № Т-51)
Платежная ведомость (форма № Т-53)
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Лицевой счет (форма № Т-54)
Лицевой счет (форма № Т-54а)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

о количестве дней (часов) неявок (явок);
о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

Как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях.

Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами».

Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

ежегодного оплачиваемого
ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Обязательные документы по зарплате в бухгалтерии

Как подписать папку с зарплатой

При повременной форме оплаты работникам на основании личной карточки работника, в которой указывается размер тарифной ставки или оклада, размер надбавки к зарплате (в процентах или сумме), а также на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного времени формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или формы N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» производится начисление заработной платы: в «Расчетно-платежной ведомости» (ф. № Т-49); в «Расчетной ведомости» (ф. № Т-51); в «Платежной ведомости» (ф. № Т-53). Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке. Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности.

Первичные документы по заработной плате

Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).

Документы по учету и начислению заработной платы

Если в штате организации нет должности кассира, выдавать денежные средства может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем. В организациях, у которых большое количество подразделений, заработную плату могут выдавать раздатчики, назначенные руководителем.

Со всеми лицами, выдающими заработную плату, заключается договор о полной материальной ответственности. Платежная или расчетно-платежная ведомость должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером.
Без этих подписей денежные средства по ведомости выданы быть не могут. Ведомости по формам № Т-49 и Т-53 регистрируются в специальном журнале.

Журнал составляется по форме № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей». Образец заполнения формы № Т-53а представлен далее.

Налоги и право

Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости.

В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате.

Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы

Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся:

Трудовой кодекс РФ.
Налоговый кодекс РФ.
Федеральный закон №167-ФЗ от 15.12.2001 ФЗ об обязательном пенсионном страховании.

Какие формы по зарплате нужно распечатывать

Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца — это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов.

В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции.

В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».

Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу

Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. 5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. 6.

Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:

индивидуальным документом по учету выработки — если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать;
бригадным документом — если технологические операции выполняются комплексно (например, приготовление фарша и сразу формовка).

Папки в бухгалтерии

Как подписать папку с зарплатой

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.

Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.

Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.

Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.