Как правильно написать документы должны быть формлены в печатном виде

Как правильно оформлять документы — Все по шагам

Абсолютно все сферы деятельности сопровождаются составлением документов – договоров, актов, соглашений, заявлений, жалоб, исков. Оформление документа является ответственной процедурой, ведь малейшая ошибка в форме или содержании делает его недействительным. О том, как правильно оформлять документы, расскажем ниже.

Виды документов

Перечислить все возможные виды и формыдокументов, бланков и справок практически невозможно, ведь они могут носить официальный,произвольный или смешанный характер. Тем не менее, для большинства сфердеятельности закон предусматривает не только виды разрешенных форм, но жесткиеправила их оформления, удостоверения, подачи.

Одним из возможных видов классификациидокументов является способ и цель происхождения. В рамках этого направлениявыделяют:

• официальныйдокумент, который порождает права и обязанности граждан, юридических лиц(например, паспорт, диплом, договор и т.д.);
• личныйдокумент (персональная переписка, дневники и т.д.)

Среди официальных документов существуетмножество отдельных категорий и разновидностей. Например, в их состав входитнормативный правовой акт, принимаемый властными органами и имеющий общий характер,либо распорядительный акт, имеющий индивидуальный характер.

Отдельным подвидомвыступает служебный документ, который организация использует в своей текущейдеятельности.

Требования к оформлению документов, имеющих служебный илиорганизационно-управленческий характер, могут устанавливаться нормативнымиактами, внутренними правилами предприятия.

Не менее важна классификация документовпо способу фиксации их содержания:

• письменныйдокумент предусматривает текстовый способ закрепления информации;
• врукописном бланке все данные фиксируются от руки;
• присоздании и использовании электронного документа применяются средствакомпьютерной техники, программные приложения;
• изобразительныйдокумент, если для фиксации данных применяются средства графическогоотображения;
• множествоиных разновидностей бланков.

Требования к оформлению документов могут существенно отличаться, в зависимости от сферы деятельности и применения. Однако необходимо соблюдать общие правила и форме различных бланков, о которых поговорим ниже.

Основные правила оформления документов

Единое универсальное правило, котороеможно применить сразу ко всем видам документов, отсутствует. Однако длябольшинства официальных документов должен применяться стандарт ГОСТ Р. Общиеправила составления документов можно представить следующим образом:

• любойвид официального документа должен соответствовать нормативу ГОСТ, в том числеиспользование строго оговоренных шрифтов, букв и цифр, иных стандартов;
• каждыйофициальный документ должен соответствовать форме, регламентированной законом(например, правоустанавливающий бланк на недвижимость может составляться тольков виде выписки, а договор купли-продажи должен составляться в письменномформате);
• официальныйгосударственный документ издается от имени Российской Федерации или иногопубличного образования, подлежит опубликованию, а его содержание имеет жесткорегламентированную структуру (нумерацию, подразделы и т.д.).

Аналогичный или расширенный переченьтребований установлен и для отдельных видов официальных документов.

Приведем примерный перечень возможныхвидов документов, которые применяются в различных сферах деятельности:

• организационно-распорядительныедокументы организации – контракты и соглашения, товарно-транспортная накладная,сопроводительные письма, путевой лист на перевозку пассажиров и грузов, иныевиды деловых бланков и форм;
• документыпри покупке квартиры, дома или земли – договоры и передаточные акты, техническийплан и т.д.;
• документына транспортные средства – договор, по которому будет проходить проверка ирегистрация в ГИБДД, доверенность и т.д.;
• документыдля иностранцев – разрешительные документы для пребывания в РФ и для трудоустройства,визы, приглашения на въезд, иные документы, которые требует миграционный режим;
• банковскиедокументы – платежные получения, договоры на открытие счетов и вкладов, и т.д.;
• проездныеи перевозочные документы для граждан и юридических лиц.

Помощь в оформлении документов, которую окажет юрист, будет заключаться в обеспечении грамотности и правильности составления, в соблюдении к нормативным правилам ГОСТ.

Оформление документов по ГОСТ

Нормативный стандарт ГОСТ предусмотрендля оформления текста документов, регламентирует следующие принципы:

• шрифтдля введения текста содержание любого документа – TimesNew Roman,размер не менее 12;
• каждыйраздел и подраздел текстовых документов должны иметь порядковую нумерацию(кроме приложений к документу), а нумерация осуществляется арабскими цифрами;
• всеразделы и подразделы должны иметь соответствующие заголовки и подзаголовки;
• навсе таблицы должны иметься соответствующие ссылки в содержании документа.

Узнайте больше  Страховка туристов по России

Это только минимальный набор требований,который содержится в ГОСТ по оформлению документов. Чтобы избежать сложностей исоблюсти все указанные правила, помощь в оформлении документов могут оказатьюристы или иные специалисты.

Услуги по оформлению документов

Помощь юриста будет оказана при оформлении любой официальной документации. Мы поможем подготовить и грамотно оформить любой документ по следующим направлениям:

• для совершения сделок с недвижимостью (дарение, продажа, аренда, мена и т.д.);
• для издания распорядительных и служебных документов юридических лиц любой формы;
• для обеспечения кадрового документооборота (приказы, журналы, трудовые договоры и т.д.);
• для регистрации прав на землю любой формы собственности;
• для прохождения  таможенных и налоговых процедур;
• иные документ по запросам граждан и юридических лиц.

Услуги по оформлению документов будут включать разработку проекта бланков и форм, согласование их с заказчиком. Помощь в оформлении документов будет оказана любым удобным способом – в письменной или электронной форме, при личном обращении, через онлайн-сервисы. Какой бы документ вам не понадобился, помощь наших юристов позволит соблюсти все требования закона и нормативов ГОСТ.

ГК РФГОСТДоговорДокументОбразец

Как правильно написать документы должны быть формлены в печатном виде

Пронумеруйте все страницы, кроме титульного листа. Номер должен быть указан внизу страницы в центре. 3 Составьте список литературы в соответствии с требованиями. Он может быть организован как в алфавитном, так и в смысловом порядке.

Названия статей и монографий должны быть даны в соответствие с правилами.

Например, для целой монографии вы должны указать сначала фамилию, потом инициалы автора, название книги с большой буквы без кавычек, затем место издания, издательство, если оно указано, год издания, количество страниц (указывается по последней пронумерованной).

Пример подобной записи — Иванов А. А. История Средних веков. М., «Просвещение», 1999, 345 с. Для статей нужно указывать не только автора, но и название издания, где они опубликованы, год и номер выпуска. Пример — Васильев А. А. Пазырыкская культура / Вопросы истории, 1989, №3, с. 23-54.

Как правильно оформлять офисные документы в редакторе word?

Нумеруйте страницы арабскими цифрами, размещая их в нижнем колонтитуле, посередине страницы. Нумерация должна быть сквозной по всему документу. Используйте шрифт 10 пт.

Внимание Титульный лист учитывайте при нумерации, но номер на нем не ставьте. Рисунки и иллюстрации, выполненные на отдельных листах, также учитывайте в общей нумерации и ставьте на них номер страницы.
4 Рисунки и иллюстрации должны быть пронумерованы. Их располагайте в тексте сразу после того, как они были упомянуты первый раз. Нумерация проставляется арабскими цифрами под рисунком, после слова «Рис.» или «Рисунок», посередине, она должна быть сквозной по всему документу. 5 Таблицы нумеруйте также арабскими цифрами сквозным образом в пределах всего документа. Под каждой таблицей пишите ее наименование после слов «Табл.» или «Таблица».
Каждая таблица обязательно должна быть расположена под ссылкой на нее в тексте.

Оформляем письма по госту

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации.

Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Правильно оформите сноски на научную литературу в тексте. Сноски могут быть указаны как внизу страницы, так и в конце всего текста. Главное, чтобы в каждой ссылке была указана страница, откуда вы брали цитату. 5 Оформите оглавление.

В нем должны быть указаны все главы и подглавы, введение, заключение, список литературы, приложения (если есть).
Лучше всего его сделать автоматическим, чтобы при редактировании текста все оглавление не приходилось переделывать. 6 Оформите титульный лист.

На нем должно быть указано название вашего учебного заведения, ваша фамилия, имя и отчество, название работы, фамилия и имя научного руководителя, место и год защиты работы.

7 В соответствии с требованиями вашего учебного заведения, вложите ваш диплом в папку или переплетите его в центре типографских услуг.

Правила оформления текста в редакторе microsoft word

Важно Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ.

Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов; подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка.

Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений. Деловое письмо отражает имидж компании.

Часть 1. принципы

Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений. Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью.

Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой.

Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…». Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения.

Оформление приказа

Чтобы подогнать вставленный текст под общий вид вашего документа, обычно выделяют данный абзац и форматируют вручную выбирая на панели те или иные свойства шрифта, абзаца и т. д. В следствии этого поверх вставленного стиля вы наносите ручное форматирование.

Если затем вы откроете свой документ в другом редакторе, или в том же но другой версии, то можно столкнуться с тем, что весь текст «поедет», шрифт будет разным и отображаться ваш документ будет совсем не так, как вы его редактировали. Мы не рекомендуем Вам так форматировать документы,лучше следовать этим этапам:

• Открыть документ, который Вы хотите отредактировать, и включить режим «Непечатаемые символы». В таком режиме в документе видны все лишние пробелы, мягкие переносы, разрывы.

Можно ли оформлять документы рукописным текстом?

В соответствии с ч. 2 ст.

9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом, законодательство четко не устанавливает, как должны быть оформлены данные документы, т.е.

Совет 1: Как оформить документ по ГОСТу

Это межгосударственный стандарт, в котором очень подробно и основательно изложено все, что касается тестовых документов. В нем даны общие положения и определение этого понятия и требования к различным видам таких документов. Требования к оформлению документов также изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

2 Сам текст, согласно действующим ГОСТам, печатайте на одной стороне листа писчей бумаги формата А4. Верхнее и нижнее поле должно быть равно 2 см, размер левого установлен 3 см, правого 1,5 см.

Используйте шрифт 10 пт. Титульный лист учитывайте при нумерации, но номер на нем не ставьте. Рисунки и иллюстрации, выполненные на отдельных листах, также учитывайте в общей нумерации и ставьте на них номер страницы.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды. Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.

Общие нормы и правила оформления документов

Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа. 01.

Государственный герб Российской Федерации Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте. Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. от 30.06.2003)

Загадки в оформлении приложений

См.

Пример 2. См. статью «Оформление приказа» Пример 1 Письмо с отметкой о наличии одного приложения (выделена оранжевой заливкой) Показать Пример 2 Приказ с упоминанием наличия приложений в тексте (выделено оранжевой заливкой) Показать Где располагают отметку о наличии приложения?

Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е.

Гост р 6.30-2003: требования к оформлению документов

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер () юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат;

Попробуем это сделать вместе.

Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз.

Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см.

Пример 1).

Пример 1 Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции,

Термины и определения» Преобладание простых распространенных предложений.

Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста. Памятка по оформлению делового письма Бумага Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

Поля Лист должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее. Дата Датой письма считают дату его подписания.

Текст письма Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

Какие документы должны быть написаны от руки

Доверенность выдана сроком (здесь нужно указать срок). Передоверие допускается (не допускается)».

Ниже ставятся дата и подпись. Расписка о получении финансовых средств Хотя точного единого образца для написания расписки не существует, стоит все же придерживаться вышеуказанных правил. Изучив пример денежной расписки, представленный ниже, вы убережете себя от большого числа неприятностей.

Как правильно написать документы должны быть формлены в печатном виде | Госправо

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно написать документы должны быть формлены в печатном виде». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30–2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно.

Документы теперь нужно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он ввел 4 новых реквизита и изменил требования к 10, которые организации использовали раньше.

Отметку о конфиденциальности проставляйте, например, на кадровых документах, поскольку в них есть персональные данные работников. Новый реквизит располагайте в правом верхнем углу документа.

В состав реквизита включайте ограничительную надпись – «Конфиденциально», «Персональные данные» и т. п.

Разрабатывать новые бланки или нет?

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели.

Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.

ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.

Бумажная или электронная форма

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Чтобы оформлять документы по ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, поправьте в шаблонах 10 реквизитов, которые использовали раньше. Как это сделать, смотрите в таблице.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Бланки в электронном виде и на бумажном носителе

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств.

Памятка составлена с учетом требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий и т.п.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации.

Памятка составлена с учетом требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий и т.п.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов.

Как указать адресата: кому и куда

Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы.

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

В этой статье речь пойдет о самых опасных ошибках при ведении деловой переписки и в оформлении внутренних документов.

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».

Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Даже если вам не нравится такое обращение от ведомства или государства, они делают это по госту. Но самим так делать необязательно.

Как составлять документы по госту

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

В распорядительных документах и локальных актах в тексте при первом упоминании документа-приложения пишите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Перед номером приложения можете ставить знак номера: (приложение № 1).

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.

Гост р 7.0.97-2016 о бланках документов

Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Из раздела «Оформление реквизитов документа» полезно будет знать об использовании на бланках документов всевозможной символики и гербов.

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм.

Правила оформления документов в делопроизводстве

С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита.

Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации». Появился «Гриф об ограничении доступа к документу».

Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

Справки, копии и выписки из документов

К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е.

Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

Внешние справки Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);

Составление и оформление документов

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов. Реквизит документа – элемент оформления документа.

Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной его частью, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации.

При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты

Поскольку номер, присвоенный проекту, становится и номером документа после оформления проекта, учетные номера проектов проставляются в журналах (карточках) учета изданных конфиденциальных документов, которые ведутся раздельно по документам, составляющим коммерческую и служебную тайну, и имеют следующие графы: Учетный номер и гриф конфиденциальности документа Дата документа Вид и заголовок документа Фамилия исполнителя Номера носителя и листов черновика Количество Подпись за получение черновика и проекта документа, дата Подпись за возврат, дата Отметка об уничтожении черновика Отметка об уничтожении проектов или лишних экземпляров документа Куда отправлен документ Номера экземпляров Наименование, номер и дата сопроводительного документа Отметка о возврате Индекс(номер) дела, номера листов дела Номер по учету документов выделенного хранения, количество экземпляров

3.1.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО).

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Основные правила заполнения документов

Очень часто в суде мы сталкиваемся с рядом типичных ситуаций, когда ответчики хотят уйти от выплаты долга и применяют различные хитрые способы. В нашей практике встречались подделки подписей, подлог документов, дописки в пустых местах договора, отрицание самого факта подписания документов контрагентом и ряд других не менее изворотливых способов.

Давайте разберем основные правила, которых следует придерживаться при оформлении документов, которые помогут вам избежать проблем при взыскании задолженности через суд:

Подписывать документы должен тот человек, чья фамилия, указана в тексте документа

Проставление косой черты перед подписью, только привлекает проверяющие органы, но никак не оправдывает подпись за другого человека.

Если Иванов Иван Иванович указан в преамбуле договора, то именно он и должен расписываться в самом конце Договора.

Иначе в суде может возникнуть ситуация, при которой этот самый Иванов Иван Иванович будет утверждать, что он вообще не знает, кто от его имени заключил договор и что он платить отказывается, т.к. лично он договор не заключал.

Документы подписывает кто-то за руководителя/бухгалтера

В таком случае, к таким документам должна быть приложена доверенность, в которой будет прямо закреплено право подписывающегося человека, расписываться на документах именно такого типа.

Это правило обязательно к соблюдению! Ведь отсутствие доверенности на подписание документов – это прямая дорога к тому, что ваш должник в суде заявит, что он не уполномочивал данное лицо на подписание документов.

А значит, ваше требование придется предъявлять уже не к юридическому лицу, а к физическому лицу, подписавшему документ. А взыскать задолженности с физического лица значительно труднее, чем с юридического (по причине того, что у первого может просто-напросто не оказаться денег).

Очень часто мы сталкиваемся с ситуациями, когда накладная подписана каким-либо лицом (не генеральным директором должника), на ней стоит синяя печать организации, а доверенность на лицо, подписывающее накладную, отсутствует.

В этом случае должник также в суде начинает доказывать, что он не уполномочивал лицо на подписание ТОРГ-12 и прием Товара. И факт, что на накладной стоит печать должника, не играет никакой роли.

Должна быть доверенность на подписание документа!

Правила оформления доверенностей

Когда вы принимаете доверенность от клиента, следите, чтобы доверенность обязательно должна содержать следующие положения и реквизиты:
 

• наименование контрагента (юр лица или ИП)
• дату составления доверенности
• полномочия лица (на подписание документов, на прием товара и пр.)
• подпись и расшифровку ФИО уполномоченного лица
• паспортные данные уполномоченного лица
• подпись и расшифровку ФИО генерального директора
• подпись и расшифровку ФИО главного бухгалтера
• оттиск круглой печати организации

Проставление на документе печатей (а тем более штампов), отличающихся от оригинальной печати организации

Такое допускается только в случае, если к документам, на которых проставлена не стандартная печать, приложена доверенность с оригинальной печатью организации.

Документы с исправлениями, подчитками, помарками

Такие документы могут быть приняты только при условии того, что любые исправления будут заверены лицами, ответственными за составление конкретного документа с указанием должности, ФИО, конкретной даты внесения исправлений.

Свободные строки в документах подлежат обязательному прочерку

Часто в нашей практике случались случаи, когда должник дописывал нужные ему фразы на пустых местах договора. Это инициирует экспертизу подлинности документа, что в значительной степени увеличивает время судебного разбирательства.

Разделы документа не заполненные машинописным способом должны заполняться шариковой либо чернильной ручкой.

Запрещается использовать для записей простой карандаш, маркер, фломастер.

ПОСЛЕДСТВИЯ НЕВЫПОЛНЕНИЯ ДАННЫХ ПРАВИЛ:

В результате ненадлежащего оформления передачи товара (не подписанная, неверно подписанная накладная, отсутствие доверенности) в суде Покупатель (Ответчик) может заявить, что не получал товар по договору, и на этом основании отказаться его оплачивать.

Таким образом, допустив при подписании документов ряд ошибок, вы рискуете потерять значительные суммы денег. Поэтому подходите к этапу оформлению документов очень серьезно!

Мы обязательно Вам поможем!

Как правильно оформить и выдать копии документов

п.;

Узнайте подробнее, как обрабатываются запросы на выдачу копий документов и архивных справок здесь .

В соответствии со статьей 89 ТК РФ, свою проьбу о предоставлении документов или их копий работник должен оформить в письменном виде. Заявление может быть написано в произвольной форме .

К содержанию заявления предъявляются специальные требования. В запросе копий документов необходимо указать:

• дата запроса и личная подпись заявителя с расшифровкой.
• содержание и цель запроса;
• наименование предприятия (полностью), в адрес которого направлено заявление;
• паспортные данные заявителя — его полные фамилия, имя и отчество (в том числе девичья фамилия), почтовый адрес, контактные телефоны;

Образец правильного написания письма-уведомления

Часто именно такой формат письма используют для напоминания должнику о его займе и обязанности выплат. Форма уведомления применяется для сообщений суммы налогового платежа гражданам.

Структура письма стандартная для любого письма, а именно: Важно!

Обязательный реквизит – расписка о получении адресатом письма. Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата.

Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть. Текст уведомления можно условно разделить на 2 части:

• В первой указывается причина его составления.
• Вторая – готовые решения, выводы, предложения (требования).

Если письмо составляется от юридического лица, то для этого используется фирменный бланк с логотипом и контактными данными.

Правила оформления документов

— государственного герба России; Правила оформления реквизитов документов регламентируют простановку этих знаков выше наименования субъекта хозяйствования. Еще ниже на бланке располагают справочные данные организации.

Ими служат: — номер государственной регистрации в органах налогового контроля ОГРН; — ИНН/КПП, по оформлению в ИМНС; — ОКУД, классифицирующийся как код формы составляемого; Номер документа, под которым он прошел процедуру регистрации, включает в себя порядковую цифру, которая может быть дополнена индексом, зафиксированным в номенклатуре дел, а также уведомлением об исполнителях, о корреспонденте и др.

В заголовке должен быть отражен вид документа, а также в него включают его краткое содержание.

Основной текст, который составляется на государственном языке в соответствии с законодательными актами, оформляется в виде связного повествования, анкет, таблиц, а также соединений всех этих элементов.

ФОРУМ

Обмен опытом, дискуссии на профессиональную тему.

Это раздел форума, предназначенный для обмена между пользователями. Доступен для использования (скачивания файлов/создания тем) только зарегистрированным пользователям.

Обсуждение отвлеченных от профессии тем.

Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.

Раздел форума, где размещаются вакансии/резюме для/от кадровых работников.

Последний зарегистрированный пользователь: снежинк@

Больше всего посетителей (811) здесь было 07 Окт, 2015 г.