Приказ о введении в действие номенклатуры дел образец

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.

2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.

Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2016 году в организации

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2016-01-03T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐšÐ°Ðº правильно в конце года закрыть старую номенклатуру дел? Как утвердить номенклатуру дел на следующий год? Этапы утверждения номенклатуры дел, примеры итоговой записи на docdelo.ru.»,»word_count»:434,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству: образец — Дело

Расскажем, как правильно составить приказ и ввести в действие Положение или инструкцию по делопроизводству. В статье — образцы документов от эксперта.

Скачайте документы, которые могут пригодиться в работе:

Для чего составляют приказ по делопроизводству

Приказом по делопроизводству утверждают локальный нормативный акт — Инструкцию или Положение. Они регламентируют ведение делопроизводства в организации.

Инструкция по делопроизводству не является обязательным нормативным актом, но работодатель может принять его, чтобы установить единые требования:

• к ведению делопроизводства;
• к оформлению документов и форм учетной документации;
• к порядку обработки всех видов документов в организации.

Внимание! Порядок оформления и утверждения локального нормативного акта единый, независимо от того, является ли акт обязательным или необязательным.

При поступлении на работу нового сотрудника под подпись знакомят со всеми локальными регламентами, которыми они обязаны будут руководствоваться в своей работе.

Несоблюдение требований локальных актов, в том числе инструкции по делопроизводству утвержденной приказом, чревато для работника дисциплинарным взысканием. Неоднократное нарушение дисциплины может повлечь за собой увольнение.

О том, как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству и ввести ее в действие, расскажет эксперт «Системы Кадры» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. 

Порядок утверждения локальных нормативных актов

Принимать локальные нормативные акты, разработанные на предприятии, работодатель может двумя способами:

• заполнив гриф «Утверждаю», который в этом случае является обязательным реквизитом акта;
• издав приказ об утверждении локального регламента. 

Приказ по делопроизводству на предприятии можно составить по типовой форме, утвержденной в учетной политике как приложение к той же Инструкции по делопроизводству. Делает это секретарь или любой другой сотрудник, назначенный ответственным. Когда типовой формы такого приказа на предприятии нет, документ составляет специалист-делопроизводитель или кадровик, в чьи обязанности это входит.

На вопрос о том, нужно ли оформлять отдельную инструкцию по конфиденциальному делопроизводству, ответят эксперты журнала «Справочник секретаря».

Как составить и оформить приказ по делопроизводству

Чтобы приказ имел юридическую силу, в нем должны быть заполнены все обязательные реквизиты, перечень которых установлен ГОСТ Р 7.0.97-2016. В их число входит:

• полное и краткое наименование организации в соответствии с уставными документами;
• регистрационный номер приказа в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел;
• наименование документа — «Приказ»;
• дата издания;
• заголовок приказа — его краткое содержание;
• текстовая часть;
• подписи руководителя и лиц, упомянутых в тексте приказа с указанием дат подписания. 

Текстовая часть состоит из вступления и поручительной части.

Во вступлении формулируется цель, поясняющая необходимость разработки и утверждения локального нормативного акта, например: «В целях организации работы по соблюдению единых требований ведения делопроизводства, оформлению, регистрации и обработке документов…». После этой фразы необходимо указать наименование предприятия, а также слово «приказываю». 

Образец приказа по делопроизводству (фрагмент)

Скачать образец в начале статьи >>> 

В поручительной части приказа по делопроизводству нужно указать дату, с которой Инструкция по делопроизводству будет введена в действие. В основном тексте документа также должно содержаться указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки этой процедуры, фамилии и должности лиц, на которых возлагается контроль над выполнением приказа.

Чтобы установить последовательность действий по введению локального акта в действие и разграничить зоны ответственности, текст поручительной части целесообразно разбить на пункты:

• Первый пункт содержит указание об утверждении Инструкции по делопроизводству;
• Второй – о сроках введения Инструкции в действие;
• Третий – о необходимости ознакомления с Инструкцией всех заинтересованных сотрудников, в том числе тех, кто принимается на работу;
• Четвертым пунктом назначают лицо, ответственное за контроль исполнения приказа по делопроизводству. Это может быть как руководитель предприятия, так и начальник службы делопроизводства или кадровой. 

Скачать образец в начале статьи >>> 

Инструкция по делопроизводству также упоминается в приказе в качестве приложения с указанием количества страниц. В дальнейшем и приказ о делопроизводстве, и сама инструкция по делопроизводству утвержденная приказом, хранятся и подшиваются в дело вместе. 

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству — это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
2. Подготовка текста.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
4. Утверждение.
5. Ввод в действие.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ о составлении номенклатуры дел должен содержать:

• сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел:
• ФИО и должности лиц, ответственных за разработку;
• дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;
• ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Документ, как правило, содержит:

• дату введения новой номенклатуры дел;
• ФИО и должности лиц, ответственных за работу в соответствии с утвержденной номенклатурой;
• ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

https://www..com/watch?v=ytcreators

Руководитель предприятия должен подписать приказ и заверить его печатью.

Как составить и оформить приказ о номенклатуре дел в организации

Составлением самого перечня дел занимается, как правило, делопроизводитель или секретарь. Тогда как разработка приказа, с учетом потребностей компании, ложится на плечи более квалифицированного работника – юриста, кадровика, бухгалтера. После составления текста распоряжения он передается для утверждения директору предприятия.

Не существует единого стандарта по разработке номенклатуры и приказа. Поэтому они составляются или в произвольной форме или по образцу, утвержденному учетной политикой компании. Однако, независимо от формы документа он должен содержать обязательные сведения:

• реквизиты приказа (номер и дата). Номер присваивается в соответствии с журналом регистрации приказов компании;
• название юридического лица;
• параметры утверждаемой номенклатуры (год, на который она разработана, ее номер и иные необходимые сведения);
• дата введения ее в действие;
• ответственные лица;
• подпись руководителя;
• подписи ответственных лиц, подтверждающие факт ознакомления с приказом.

Инструкция по кадровому делопроизводству по новым требованиям ГОСТа и Росархива

В распоряжении следует отразить цель его создания, а после реквизита “Приказываю” перечислить необходимые мероприятия по внедрению номенклатуры.

Приказ по номенклатуре дел в учреждении может оформляться как на фирменном бланке компании, так и на простом листе формата А4. Не предъявляется требований и к методу заполнения документа. Он может быть составлен как с помощью средств автоматизации, так и вручную.

Правила подписания и хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Приказ регистрируется в соответствующем журнале приказов по основной деятельности. Хранить его нужно постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Приказ заверяется подписью руководителя. С документом дел необходимо ознакомить заинтересованных лиц. Документ является приказом по основной деятельности и регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

https://www..com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19 “Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” от 25 августа 2010 г.

Приказ о введении номенклатуры дел

Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

Приказ о разработке номенклатуры дел и сводной номенклатуры дел секретариата

Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале.

Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел. Приказ не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.

Пример номенклатуры дел на 2019 год (раздел “Отдел кадров»”) c подробными разъяснениями по составлению скачайте в статье журнала “Справочник кадровика” Составлением самого перечня дел занимается, как правило, делопроизводитель или секретарь.

Тогда как разработка приказа, с учетом потребностей компании, ложится на плечи более квалифицированного работника — юриста, кадровика, бухгалтера.

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к. Довести номенклатуру дел до всех подразделений и работников .. ПРИКАЗ О введении локальных актов организации в действие МБДОУ дс Росинка. Приказ об утверждении номенклатуры дел не имеет унифицированной формы.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения. При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура является базой для разработки других классификаторов. Перечень дел — плановый, локальный документ создается и утверждается ежегодно. В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году.

Начальникам структурных подразделений Агентства, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях использовать индивидуальные номенклатуры дел подразделений в текущей работе.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

Начальникам структурных подразделений Агентства, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях использовать индивидуальные номенклатуры дел подразделений в текущей работе.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Как оформить приказ: основные правила Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

Усилить контроль за состоянием здоровья детей и сотрудников. Исключить возможность выхода на работу сотрудников, обслуживающего персонала, приема в группы воспитанников с признаками гриппа или других острых респираторных заболеваний.

Но в процессе подготовки к утверждению ­номенклатуру дел необходимо:

• еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел;
• в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.

Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить номенклатуру дел ООО «Мебельный дом» и ввести его в действие с 01.01.2018 года;
2. Руководителям отделов, а так же структурных подразделений формировать дело, в соответствующему утвержденному порядку и действующей номенклатуре;
3. Контроль за исполнения приказа возложить на секретаря-делопроизводителя Шестакову Оксану Викторовну.

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

Обратите внимание, что в компании должен храниться оригинал документа с подписью директора. Незаверенная копия не имеет юридической силы. А вот ставить печать на приказ не обязательно — это внутренний документ компании. К тому же с 2016 года работодатель может не пользоваться печатью. Однако, сведения об этом должны содержаться в уставе.

При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

Для чего необходим приказ об утверждении номенклатуры дел

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Приказ по номенклатуре дел в учреждении может оформляться как на фирменном бланке компании, так и на простом листе формата А4. Не предъявляется требований и к методу заполнения документа. Он может быть составлен как с помощью средств автоматизации, так и вручную.

Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением.

При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни.

Приказ о введении номенклатуры дел образец

Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства.

Пример Вновь образованный в 2015 г. в Дирекции по правовым вопросам отдел регистрации имущества будет внесен в номенклатуру под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов.Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

Приказ о введении номенклатуры дел — Без проблем

Индексы подразделений нужны в разных рабочих ситуациях. Например, при составлении номенклатуры дел в строке «Раздел» указывается код структурного подразделения, который также станет первой частью индексов всех его дел.

При внедрении СЭД, когда для каждого отдела заводится специальная папка в системе, также используют его индекс. Наконец, отдел кадров и бухгалтерия в некоторых документах заполняют поле «Код структурного подразделения».

В статье мы расскажем, как правильно присваивать индексы структурным подразделениям и филиалам организации.

Главное – согласованность

Казалось бы, придумать коды для подразделений несложно. Но именно в этой простоте и заключается главная проблема индексации. Случается, что одно подразделение, например отдел кадров, индексирует все отделы организации, но не считает нужным информировать об этом коллег из других отделов и руководство.

Через некоторое время делопроизводители берутся за составление номенклатуры дел, в результате чего у подразделений оказывается уже по два разных индекса.

А затем ИТ-специалисты составляют большой телефонный справочник внутренних номеров и присваивают всем отделам индексы уже по собственному усмотрению…

Так может продолжаться сколько угодно долго, пока не настанет день, когда окажется, что номеров существует множество, но официального индекса нет ни у одного из подразделений, при этом никто не хочет отказываться от своих разработок.

Таким образом, чтобы не повторять сюжет классической басни про лебедя, щуку и рака, нужно сделать простую вещь: утвердить коды структурных подразделений на уровне решения первого лица, то есть издать соответствующий приказ. А предварительно выяснить, не проводилась ли индексация подразделений ранее.

Как показала описанная ситуация, для этого нужно не только проанализировать изданные распорядительные документы, но и опросить руководителей структурных подразделений.

Индекс подразделения организации – как структурного, так и обособленного – это уникальный код, в котором зашифрована информация об этом подразделении.

Состав зашифрованной в коде информации может быть каким угодно. Например:

• порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

• наименование подразделения;

• подчиненность подразделения;

• местонахождение подразделения;

• функционал подразделения и др.

Части индексов могут отделяться друг от друга любыми знаками, но наиболее распространены косая черта, дефис и точка. Например:

12 – простой порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

ТД/2 – второе подразделение в технической дирекции;

ДП.V-Сиб – дирекция по продажам в пятом филиале организации по Сибирскому федеральному округу.

Индексация подразделений в организациях с простой структурой

Первый уровень индексов. Самый простой способ проиндексировать подразделения – присвоить им порядковые номера (01, 02, 03 и т.д.). Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.

Без особой необходимости усложнять их нет смысла.

Этот способ подходит для индексации подразделений организации, имеющей простую структуру, – довольно крупной, но без филиалов (Схема 1).

Из Схемы 1 видно, что генеральному директору напрямую подчинены помощник генерального директора, а также руководители следующих подразделений:

• дирекция по продажам;

• производство;

• техническая дирекция;

• дирекция по экономике и финансам;

• управление по логистике;

• юридический отдел;

• ИТ-отдел.

Помощник генерального директора руководит канцелярией и архивом – он отвечает за все делопроизводство организации и аккумулирует у себя все организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов топ-менеджеров. Поэтому условное подразделение, за которое он отвечает, принято обозначать как «Руководство».

Таким образом, индексы первого уровня будут выглядеть так:

Второй уровень индексов. В ряде случаев на этом индексацию можно завершить. Но если дирекция и управления делятся на отделы (см. Схему 1), индексацию продолжают – вводят индексы второго уровня (Пример 1).

Между частями индекса мы ставим косую черту. Все дополнения к этим обозначениям, например порядковые номера дел по номенклатуре, будут указываться через дефис: 06/02-01.

Буквенный индекс. На наш взгляд, более информативным является другой способ индексации: подразделения первого уровня обозначаются буквами, благодаря чему идентифицируются легче, а отделы второго уровня получают дополнительные числовые обозначения (Пример 2).

Индексация подразделений в организациях со сложной структурой

Необходимость составлять сложные индексы для подразделений возникает в случае, если организация имеет сложную структуру, например у нее есть сеть филиалов, или вовсе является холдингом (группой компаний).

«Простыми» индексами здесь не обойтись. Индекс будет состоять как минимум из двух, а скорее всего, трех или четырех частей.

На Схеме 2 показана структура организации с центральным офисом и четырьмя филиалами, каждый из которых имеет по четыре подразделения.

И в этом случае общий принцип индексации остается неизменным: подразделения получают уникальные числовые или буквенные коды.

Индексы первого уровня в организации из нашего примера могут выглядеть так:

Разные буквы для подразделений первого уровня исключают повторение индексов. В нашем упрощенном примере не составило труда обозначить четыре филиала разными буквами. Но на практике филиалов может быть и несколько десятков. Однако в любом случае трудности здесь вполне преодолимы.

Индексы второго уровня. Вернемся к нашему примеру и проставим индексы второго уровня, причем начнем с филиалов.

В каждом из них по 4 отдела: отделы продаж, логистики, кадров и административный отдел. Выберем для них числовые обозначения (Пример 3).

Индексация подразделений Центрального офиса.

Что касается индексов для центрального офиса и его подразделений, то кажется логичным пойти по тому же принципу и связать индекс первого уровня ЦО с буквенными индексами второго уровня Р, ДП и др. и получить ЦО-Р и ЦО-ДП. Но здесь нужно остановиться и вспомнить о правилах индексации: соблюдать уникальность и не помещать в индекс ненужной информации.

Обозначение ЦО, равно как и буквенные обозначения подразделений центрального офиса первого уровня в нашей организации, больше не встречается ни в одном из филиалов или подразделений. Поэтому мы оставим ЦО для обозначения центрального офиса, а его подразделения обозначим индексами, состоящими из двух частей.

Мы делаем это, чтобы не помещать в индексы лишней информации: и так понятно, что, например, ДЭиФ существует только в главном офисе организации, не нужно сообщать об этом лишний раз (Пример 4).

Индексы на практике

■ Индексы в номенклатуре дел. Приведем пример обозначения разделов и индексов дел по номенклатуре: очевидно, что индексы дел будут отличаться от стандартных 01/02 и других (Пример 5).

Однако это вполне допустимо, ведь наша цель – создать читаемые, а не формальные индексы, и к документам это относится тоже.

■ Приказ об индексации подразделений организации. Какой бы способ индексации ни был избран, его нужно закрепить на самом высоком уровне – издать приказ по основной деятельности.

В констатирующую часть приказа принято выносить основание для его издания.

Поскольку индексация подразделений используется во многих процессах, нет необходимости перечислять их все. Лучше обойтись общей формулировкой (Пример 6).

РЕЗЮМЕ

1. Прежде чем индексировать подразделения организации по собственной инициативе, нужно выяснить, не проводилась ли индексация ранее.

2. Индексы должны быть уникальными и не перегруженными лишней информацией.

3. Простейший индекс – числовой (01, 02, 03 и т.д.). Кроме того, индексы могут быть буквенными, а также комбинированными. Буквы в индексах воспринимаются легче, чем числа, и являются более информативными.

4. Любое усложнение индекса должно быть оправдано. Если можно остановиться на простых числовых обозначениях, то лучше так и сделать.

5. Индексы вводятся в обращение приказом по основной деятельности.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Номенклатура дел РК: составление, оформление, срок хранения, образец

Номенклатура дел РК представляет собой составленный по правилам разработки перечень дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, так как позволяет рационально организовать работу с документами. Если вы хотите наладить грамотный документооборот в организации – вам пригодятся профессиональные рекомендации, изложенные в статье.

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел это составленный по правилам разработки перечень дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, так как позволяет рационально организовать работу с документами.

Зачем нужна номенклатура дел

Правила разработки номенклатуры дел организации имеют ряд принципиальных моментов, о которых надо знать делопроизводителям.

Номенклатура дел организации предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, указывают срок хранения номенклатуры дел, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.

Оформление номенклатуры дел

Формирование номенклатуры дел в Казахстане осуществляется службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур структурных подразделений.

Номенклатура дел в Казахстане для каждого структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником подразделения, ответственного за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации.

Составление номенклатуры дел

Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре организации. Организации не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда могут не организовывать составление номенклатуры дел и оформление номенклатуры дел, а также не отправлять ее на согласование ЭПК.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и издается приказ о введении в действие с 1 января следующего календарного года.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание). При этом служба ДОУ, которая, как правило, хранит распорядительные документы руководства, располагается в номенклатуре первой.

Образец номенклатуры дел организации РК

Для организации, не имеющей структуры, составляется типовая номенклатура дел и строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны соответствовать направлениям деятельности организации.

Филиалы организации разрабатывают собственные номенклатуры дел.

Для подведомственных организаций с однородным составом документов документационной службой вышестоящего органа (вышестоящей организации) разрабатываются типовые (примерные) номенклатуры дел. Такие номенклатуры подлежат согласованию с уполномоченным или местными исполнительным органами в области архивного дела.

Пример разделов номенклатуры при отсутствии структурных подразделений:

Статья приводится в сокращённом варианте. Полностью текст читайте в журнале.

 журнал “Делопроизводство в Казахстане”