Как можно хранить акты сверок
Как можно хранить акты сверок
Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.
Место хранения документов Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив.
Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ирина [e-mail
Акт сверки документов: юридический статус и правила составления
Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.
Другое назначение АС — продление срока исковой давности.
Акты сверки или акты сверок
» Полезная информация » Бухгалтерское обслуживание » Акты сверок с контрагентами В процессе деятельности организации, особенно если эта деятельность связана с оказанием услуг и реализацией товаров в больших объемах, рано или поздно возникает необходимость проверить текущее состояние расчетов.
Кроме того, любая фирма так или иначе пользуется услугами сторонних организаций (коммунальные услуги, техобслуживание оборудования), а также у поставщиков закупают сырье и материалы.
Для того чтобы не допускать возникновения просроченной кредиторской задолженности, а также с целью своевременно получать выручку за реализованные товары и услуги в полном объеме, на любом предприятии целесообразно разработать акт сверки взаиморасчетов с контрагентами.
К сожалению, а может и к счастью, единой формы акта сверки нет. В законодательстве не утвержден определенный бланк, благодаря чему каждая организация может самостоятельно разработать подходящую форму в зависимости от специфики своей работы. Каждый акт сверки имеет уникальный порядковый номер.
Как сделать сверку с контрагентами и составить акт
Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков.
Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов. О том, как :
- проводить оплату задолженности по акту сверки
- сделать сверку с контрагентами
- урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
читайте в этой статье.
1. Что такое акт сверки и пример его заполнения 2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки 3.
Акт сверки с контрагентами: правила запроса и особенности составления
Один из наиболее популярных документов в бухгалтерском учете, , позволяет избежать ошибок разнесения выписок и платежей.
Документом могут воспользоваться сами работники бухгалтерии, проверяющие, штатные юристы для составления претензии и участники ликвидационной комиссии. Невзирая на то, что в действующем законодательстве нет четкого определения сроков издания такого документа, составление акта сверки (АС) является нормой для любого порядочного бухгалтера.
Работа с документом, подтвержденным второй стороной, позволит упредить ошибки в налоговом или бухгалтерском учете.
Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других
04 апреля 2007 г.
10:00 Внимание! Нижеуказанный перечень и таблица прекратили действие, новый утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устарел и утратил силу, действующий закон – Рекомендуем почитать:
- Просто о важном: Другие статьи о .
8.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Защитить документ от изменений можно, подписав его электронной подписью – .
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские
Срок хранения актов сверок
Где хранить акты, решения, постановления контролирующих гос.
органов?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления. Моя жизнь — мои правила. Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз. Я — двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.
[e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва Написал 33 сообщения Репутация: 22 апреля 2009, 10:04 Ju-lia, общая папка — это папка типа «корона» в которой и скапливаются на хранение вся входящая корреспонденция (подлежащая регистрации) на текущий год? Значит, решение налоговой о возмещении суммы налога,постановление из прокуратуры о возбуждении производства по делу об административном правонарушении.решение налогового органа о проведении доп.мероприятий налогового контроля, или акт обследования
Как правильно проверить и заполнить форму акта сверки взаиморасчетов
В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег. Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.
Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов
Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.
К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.
Оформление акта сверки взаимных расчетов Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо.
Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:- название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
- указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.
- название документа, а также дата его составления;
Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания.
Акт сверки взаиморасчётов
Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия.
Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону.
Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
https://www.youtube.com/watch?v=GF9VykJQXuE
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными.
Как правильно сделать акт сверки в программе 1С:Бухгалтерия 8.3: нюансы и хитрости
Это организация или индивидуальный предприниматель, с которым сверяемся;
Реквизит заполняем только при необходимости. Если поле оставить пустым, в печатную форму попадут движения по всем договорам с контрагентом;
Если поставить флажок в поле «Сверка согласована», отредактировать документ будет невозможно.
- «Счета учета расчетов». Здесь автоматически подтянуты счета, на которых чаще всего учитываются взаиморасчеты с контрагентами: 60, 62, 66, 67, 76. При необходимости можно сделать корректировку списка;
- «Дополнительно».
Формирование акта сверки расчетов в «1С:Бухгалтерии»
При необходимости провести сверку расчетов в целом поле ввода «по договору» должно оставаться пустым.
Рис.
1. Закладка «Параметры сверки» После настройки всех необходимых параметров по нажатию кнопки «Заполнить» происходит автоматическое заполнение таблицы операций по расчетам с контрагентом и переход на закладку «Таблица операций по расчетам». Образец заполнения закладки «Таблица операций по расчетам» представлен на рис. 2.
Рис.
Почему важна сверка с контрагентами?
Дебиторская задолженность дает право требования организации к третьим лицам по не исполненным ими обязательствам, а кредиторская, наоборот, вменяет ей обязанности по выполнению собственных обязательств.
В таблице на стр. представлены примеры «дебиторки» и «кредиторки», которая может быть в балансе автономных учреждений.
Акт сверки с контрагентами: запрос, письмо, срок хранения, расхождения, образец
Один из наиболее популярных документов в бухгалтерском учете, акт сверки, позволяет избежать ошибок разнесения выписок и платежей.
В форме, инициировать создание которой может любая из сторон хозяйственных отношений, отражаются сведения денежного характера по отгрузкам и оплатам между организациями.
В начале и в конце акта сверки выводится сумма с задолженностью в пользу того ли иного контрагента.
Основная функция документа – получить письменное подтверждение или разногласия от второй стороны. Документом могут воспользоваться сами работники бухгалтерии, проверяющие, штатные юристы для составления претензии и участники ликвидационной комиссии.
Понятие и суть
Невзирая на то, что в действующем законодательстве нет четкого определения сроков издания такого документа, составление акта сверки (АС) является нормой для любого порядочного бухгалтера. Работа с документом, подтвержденным второй стороной, позволит упредить ошибки в налоговом или бухгалтерском учете.
Также наличие подшитого в деле акта всегда поможет решить спорные вопросы, так как по нему можно доказать факт принятия к учету тех или иных сумм. Согласно Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда, за номером 13096/12 от 2013 года, дата подписания акта сверки может использоваться как день отсчета нового срока исковой давности.
Цель формирования
- Первой функцией, которую выполняет акт сверки, является подтверждение хозяйственных операций. Особенно документ актуален сегодня, когда большинство организаций применяют для расчетов системы дистанционного банковского обслуживания. Счет-фактуры подтверждают отгрузку, но только в одностороннем порядке, а акты приема-передачи могут возвращаться от контрагентов годами.
Причем хозяйствующие субъекты могут «не придавать значения» отработке отгрузочных документов умышленно.
- Акт сверки требуется для предъявления доказательств в суде. Именно по этому документу возможно определить наличие долга (иногда посчитать) за ответчиком.
- Двусторонний акт используется в работе инвентаризационной комиссии.
Согласно учетной политике организации, бухгалтерия периодически может списывать безнадежные долги (в отношении которых истек срок исковой давности). Отметка бухгалтерии оппонента позволяет заново отсчитывать период, в течение которого остается возможность инициирования судебного разбирательства.
- Четвертой функцией, которую используют бухгалтеры, является проведение взаимных требований между хозяйствующими субъектами при долгосрочном сотрудничестве.
Обязательно ли его делать
Специальных требований к периодичности составления и отработки таких форм нет. Частота издания таких документов может определяться учетной политикой организации в зависимости от специфики деятельности компании. Например, в газовых компаниях обычно запрашивают такты сверок ежеквартально.
Форма
Как таковой формы документа не устанавливается. Бланк всегда можно скачать в сети интернет и воспользоваться рекомендациями по его заполнению.
https://www.youtube.com/watch?v=21UxzsBkbFM
За организациями сохраняется право вносить свои изменения в форму. Такие действия обычно совершаются для целей повышения информативности АС.
Нормативное регулирование
Как уже отмечалось ранее, форма АС ничем не устанавливается. Вместе с тем, при его составлении корректно будет применять требования общеотраслевого Федерального Закона 129 «о бухгалтерском учете». В нормативе приводится содержание обязательных к отражению реквизитов:
- Наименование формы, дата составления;
- Подробное описание взаимодействующих субъектов отношений;
- Содержательная часть – хозяйственные операции, подлежащие сравнению между учетными системами контрагентов;
- Подписи ответственных должностных лиц с расшифровкой.
Во избежание недоразумений и претензий со стороны оппонентов или проверяющих организации обычно закрепляют форму акта сверки в положении об учетной политике.
Как запросить такой АС
- Можно использовать несколько способов, чаще всего используют отработанный канал связи, например, электронную почту.
- Альтернативным вариантом запроса, который всегда можно будет подтвердить, является загрузка в коммуникационную систему. Обычно такие программы используют оба субъекта хозяйственных отношений. Это могут быть платформа «ДИАДОК», «Сбербанк бизнес онлайн» и другие приложения.
Сверка с контрагентами в программе Бухгалтерия Контур описана в данном видео:
Если контрагент отказывается подписывать акт
В таком случае выход только один – направить документ, оформленный по правилам бухгалтерского учета заказным письмом (курьером) на юридический адрес оппонента.
При этом к акту сверки необходимо приложить сопроводительное письмо. В своих действиях всегда можно сослаться на то, что, если контрагент в течение 10 дней после вручения не прислал свои возражения (акт с разногласиями), акт сверки можно считать офертой.
Расхождения в документе
Обычно такие пометки ставятся в документах редко. На практике, бухгалтеры, следуя этикету, стараются уладить противоречия в ходе переговоров.
- Все обсуждается, если одна сторона признает неточности в своем учете, ее сотрудники делают корректировки и подписывают акт другой стороны.
- Если ошибки выявлена на стороне инициатора, формируется новый акт, прежний документ считается недействительным.
Срок хранения
Период, в течение которого лучше хранить учетную документацию, обычно основывается на предписаниях законодателя. С точки зрения необходимости таких документов, они могут быть востребованы в течение срока исковой давности.
Нередко такие документы запрашивают налоговые органы, поэтому в крупных корпорациях обычно хранят такие документы дольше положенного времени. Согласно общему правилу, хранить такие документы следует не дольше пяти лет после обревизования.
Как сделать акт сверки по контрагенту, если с ним заведено несколько договоров, расскажет это видео:
Как правильно хранить акты сверок
Август 2009г. Рекомендации по организации хранения. Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке.
Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.
Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время. Учредительные документы.
Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу.
Проведите сверку расчетов!
Важно Ирина [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #9[44762] 22 апреля 2009, 10:46 kateika писал(а): Не подлежит регистрации только рекламная, поздравительная информация и бухгалтерские документы (просто там свой учет).Акты об осмотре помещения хранить и регистрировать нужно.
Проверка была – была! Выводы сделаны – сделаны! спасибо…а-то что это копии? они нам лишь копии предоставили…не суть?….
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #10[44767] 22 апреля 2009, 10:52 Любовь писал(а): Ju-lia, и вы говорили, что регистрации подлежат лишь документы требующие исполнения (акт ОБЭП о проверки помещения), как с ними поступать…все равно регистрировать? Его достаточно просто учитывать. У акта уже есть регистрационный номер. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Ошибка 404
Сделайте им отдельную папку Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Моя жизнь — мои правила.Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.Я — двулична.
Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Ирина [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #7[44747] 22 апреля 2009, 10:30 В нашей компании небольшой документооборот…порядка 30 писем в год выходит.
имеет ли смысл заводить отдельную, специальную папку под каждый орган? и насколько это недопустимо хранить все вх.
Где хранить акты, решения, постановления контролирующих гос. органов?
Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности — на стене около каждого рабочего места.
Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего.
Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.
Кассовые документы. Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге.
Основные услуги
Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Правила оформления акта Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону.Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата. Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными.
Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
Сроки хранения документов
Работа с документом, подтвержденным второй стороной, позволит упредить ошибки в налоговом или бухгалтерском учете. Также наличие подшитого в деле акта всегда поможет решить спорные вопросы, так как по нему можно доказать факт принятия к учету тех или иных сумм.
Согласно Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда, за номером 13096/12 от 2013 года, дата подписания акта сверки может использоваться как день отсчета нового срока исковой давности. Цель формирования
- Первой функцией, которую выполняет акт сверки, является подтверждение хозяйственных операций. Особенно документ актуален сегодня, когда большинство организаций применяют для расчетов системы дистанционного банковского обслуживания. Счет-фактуры подтверждают отгрузку, но только в одностороннем порядке, а акты приема-передачи могут возвращаться от контрагентов годами.
Как хранить акты сверок
Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же.
Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал.
У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера.
Частота издания таких документов может определяться учетной политикой организации в зависимости от специфики деятельности компании. Например, в газовых компаниях обычно запрашивают такты сверок ежеквартально.
Форма Как таковой формы документа не устанавливается. Бланк всегда можно скачать в сети интернет и воспользоваться рекомендациями по его заполнению.
https://www.youtube.com/watch?v=21UxzsBkbFM
За организациями сохраняется право вносить свои изменения в форму. Такие действия обычно совершаются для целей повышения информативности АС.
Например, одна организация имеет просроченный платеж за поставленный товар свыше 30 суток. Если по условиям договора предусматриваются пени, их отражают в акте сверки, увеличивая на эту сумму конечное сальдо.
Нормативное регулирование Как уже отмечалось ранее, форма АС ничем не устанавливается.
Сроки хранения УПД, актов сверки, ТТН, доверенностей
Как определить срок хранения документов. Сроки хранения УПД, актов сверки, ТТН, доверенностей. Требование с запросом документов за 2014-2016 г.
Вопрос: В компанию часто приходят требования от налоговой с запросами документов за прошлые года так пришло требование с запросом документов за 2014-2016 г..Сколько срок хранения УПД, договоров, актов сверки, ТТН, доверенностей.
Ответ: Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Сроки хранения указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
УПД, ТТН, акты сверки храните не менее 5 лет после отчетного года, некоторые виды договоров – не менее 5 лет, а если срок хранения договора не установлен – не менее 3 лет после окончания срока действия (исходя из того, что общий срок исковой давности составляет 3 года).
Доверенности, выданные руководителем на представление интересов организации, храните постоянно. Доверенности, полученные от контрагентов в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения этого договора.
Подробнее об этом в рекомендациях Системы Главбух: https://www.1gl.ru/#/document/11/18227/Daiz3/.
Памятка, сколько хранить документы: https://www.1gl.ru/#/document/117/45538/.
Обоснование
Как определить срок хранения документов
«В юридическом отделе могут храниться:
– правоустанавливающие документы;
– локальные нормативные акты;
– договоры;
– доверенности;
– судебный архив;
– корреспонденция.
Для каждой из этих категорий документов срок хранения может быть разным.
Правоустанавливающие документы
В ситуациях, когда хранение документов регламентировано законодательно, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов.
В отношении всех юридических лиц действуют Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и изданный в соответствии с ним перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень).
Перечень предусматривает следующие сроки хранения документов.
Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о госрегистрации юридического лица | Постоянно |
Свидетельства о госрегистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств | Постоянно |
Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах | Пять лет |
Уставы, положения организации | Постоянно |
Договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним | Постоянно |
Протоколы учредительных собраний | Постоянно |
Списки учредителей | Постоянно |
Положения о структурных подразделениях организации; о филиалах, представительствах | Постоянно, старые – в течение трех лет после замены новыми |
Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации | Постоянно, старые – в течение трех лет после замены новыми |
Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации | Постоянно |
Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации | Постоянно |
Лицензии, их дубликаты, заверенные копии | Постоянно |
Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания | Постоянно |
Этот же приказ устанавливает сроки хранения ряда других документов, появляющихся в организации в процессе ведения деятельности.
Кроме того, в отношении акционерных обществ действует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Этим положением устанавливается, в частности, что документы о создании, уставные документы и протоколы собраний акционеров должны храниться постоянно, а внутренние документы общества – до принятия новых.
Требование постоянно хранить правоустанавливающие документы вполне оправданно – ведь они необходимы организации, чтобы подтвердить то или иное право.
Локальные нормативные акты
В юридическом отделе хранятся локальные нормативные акты, имеющие отношение к работе самого этого отдела или составленные во исполнение требований федерального законодательства об исполнительных органах общества. Такими актами могут быть, в частности:
– положения о совете директоров;
– положения о конфиденциальной информации или коммерческой тайне;
– положения о филиалах или представительствах.
Также организация может принимать решение о создании нормативных актов, не предусмотренных законодательством, но необходимых для обеспечения деятельности. Например, это могут быть положения о согласовании договоров, о лицах, имеющих доступ к конфиденциальной информации, и т. п.
Приказом исполнительного органа может быть установлена необходимость хранения таких локальных актов в юридическом отделе.
Любой локальный нормативный акт должен храниться до тех пор, пока не будет принят новый.Особые правила действуют для тех актов, которые составляются в соответствии с требованиями законодательства или могут быть использованы в качестве доказательств в суде (в частности, в трудовом споре может быть использовано соглашение о коммерческой тайне, подписанное сотрудником). Такие акты нужно хранить постоянно или столько, сколько требует законодательство.
Пример документов, для которых установлено требование хранить предыдущие редакции
Для некоторых видов положений Перечень устанавливает постоянный срок хранения и в дополнение к этому требует хранить их предыдущие редакции в течение трех лет с даты принятия новой. Такое требование установлено для положений о структурных подразделениях, а также о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации.
Договоры
При определении сроков хранения договоров нужно учитывать требования корпоративного, гражданского и налогового законодательства.
В соответствии с законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью у акционеров и участников организации есть право затребовать и получить копии ряда договоров. Следовательно, организация должна обеспечить хранение таких договоров.
Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательно и составляют пять лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее трех лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года – это общий срок исковой давности.
Принятие решения об уничтожении договоров лежит на исполнительном органе организации.
Документы, которые запрашиваются от контрагентов, необходимо хранить столько же, сколько составляет срок хранения договоров с соответствующими контрагентами.
Доверенности
Доверенности, выдаваемые организацией, могут храниться в юридическом отделе или в бухгалтерии, но требования к срокам их хранения должны быть едиными.
Доверенности, выдаваемые в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения такого договора.
Доверенности, выдаваемые для представления интересов в суде, должны храниться до окончания разбирательства по делу.
В любом случае срок хранения доверенностей не должен быть менее общего срока исковой давности, поскольку доверенности являются подтверждением того, что действия совершались уполномоченным на них лицом, и могут быть доказательствами этого в суде или для проверяющих органов.Перечень устанавливает сроки хранения для ряда доверенностей, которые могут быть выданы организацией: – доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации, хранятся постоянно;
– доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам, хранятся в течение пяти лет после истечения срока действия.
Судебный архив
Перечень устанавливает срок хранения для документов, представляемых в суды, – пять лет с даты вынесения решения.
Если у организации много судебных дел в производстве и юридический отдел ведет активную претензионно-исковую работу, то для решений, вступивших в законную силу, можно установить длительный срок хранения. Это позволит проводить анализ и обобщение практики по судебным спорам внутри отдела, что бывает полезно для обучения новых сотрудников.
Корреспонденция
В понятие корреспонденции можно включить входящую и исходящую корреспонденцию, описи отправленных и полученных документов, почтовые извещения и уведомления по отправленным документам контрагентам и в государственные органы власти.
https://www.youtube.com/watch?v=_wm2MOCpkp0
Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма.
Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее трех лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности).
В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).
Почтовые уведомления о получении контрагентом направленных документов необходимо хранить вместе с документом, получение которого подтверждает уведомление. Срок хранения таких уведомлений равен сроку хранения документов, к которым они относятся.
Письма и уведомления государственных органов (ФНС и т. д.), а также описи по направлению документов в налоговые инспекции нужно хранить в течение законодательно определенного периода времени (если таковой есть), но не менее трех лет, поскольку именно за такой период может быть назначена, например, налоговая проверка.
При этом необходимо учитывать установленные в законодательстве правила для расчета периода «глубины» налоговых и иных проверок. Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года.
Поэтому в течение всего 2018 года необходимо хранить документы, относящиеся к 2017, 2016 и 2015 годам.
Если письмо касается текущих операций, то хранить такую переписку необходимо в течение срока хранения документов, связанных с такими операциями».Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.
Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.
Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».
Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа